W3DOC Dokumenty

W Menu Dokumenty znajdują się podstawowe narzędzia księgowości i rachunkowości systemu WELES 3. Korzystając z jego opcji można wprowadzać, edytować i zaksięgować w programie dowolne dokumenty księgowe - mi. rachunki, faktury, wyciągi bankowe, odsetki - jak również przeprowadzać ich zautomatyzowane naliczenia (odsetki) czy przeksięgowania między podkontami.

Do obsługi menu możemy używać zarówno myszki, jak i klawiatury - posługując się odpowiednimi skrótami. Przykładowo menu Dokumenty wybieramy naciśnięciem klawisza D, następnie - z rozwiniętej listy kolejnym klawiszem skrótu - właściwą pozycję. I tak (przykładowo) aby wybrać pozycję Dodaj dokument naciskamy D. Oczywiście, z czasem odstępy między naciśnięciem klawiszy będą stawały się coraz mniejsze i w efekcie, do wyboru właściwej opcji użytkownik/administrator będzie używać szybszych skrótów dwu-literowych, w tym przypadku: D + D = DD.

Dzięki tej opcji możliwe jest wprowadzanie do programu dokumentów - księgowanie ich w systemie. Opcja ta pozwala na wprowadzenie wielu rzeczywistych dokumentów (np. faktur/rachunków) jako jeden dokument księgowy z wieloma pozycjami, co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę. Po jej wybraniu wyświetli się okno dialogowe dodawania dokumentów.

NAGŁÓWEK

Pola te są wspólne dla wszystkich pozycji, całego księgowanego dokumentu. Jeśli zajdzie taka potrzeba, to w dowolnym momencie, przed zatwierdzeniem dokumentu, można je poprawić/zmienić.

Typ dokumentu

Z listy wybieramy typ księgowanego dokumentu

PK	Polecenie Księgowania	do księgowania wszystkiego, co nie jest fakturą, wyciągiem bankowym, notą odsetkową wystawianą przez nas lub ręcznie naliczonymi przez nas odsetkami (np. gdy otrzymujemy notę odsetkową od wierzyciela/dostawcy to jest to PK)
ODS	ODSetki	do księgowania odsetek naliczonych dla naszych dłużników (właścicieli/najemców) poza systemem (bez automatycznej funkcji do księgowania odsetek - np. noty odsetkowej z innego systemu księgowego lub odsetek naliczonych przez nas ręcznie)
WB	Wyciąg Bankowy	do księgowania wyciągów bankowych, aczkolwiek program WELES posiada specjalnie do tego celu przygotowaną opcję (uproszczony interfejs): Dodaj wyciąg bankowy (W)
Faktury	Faktury	do księgowania faktur VAT

Data księgowania

Ustawiamy datę księgowania dokumentu.

Opis dokumentu

Opisujemy zawartość dokumentu (np. Koszty za styczeń)

Suma Wn Suma Ma Saldo

Te pola będą się na bieżąco uaktualniały podczas dodawania kolejnych pozycji, przedstawiając aktualne wartości stron winien i ma oraz saldo dla całego dokumentu (wszystkich wprowadzonych pozycji). Służą one tylko wyświetleniu informacji, nie ma możliwości wprowadzania w nie żadnych wartości. Program nie zaksięguje dokumentu, w którym strona Wn nie jest równa stronie Ma - dla którego saldo się nie zeruje.

Hasło(F12)

Do pola hasła przechodzimy dopiero po wprowadzeniu wszystkich interesujących nas pozycji dokumentu naciskając klawisz F12. Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zapisać cały dokument w systemie. Jeśli dokument nie będzie się bilansował, to pole hasła będzie niedostępne - wyszarzałe.

POZYCJE DOKUMENTU

Pola poniżej są związane z konkretną pozycją księgowanego dokumentu, muszą być wprowadzane dla każdej dodawanej pozycji oddzielnie.

LP

To pole będzie automatycznie iterowane po każdej dodanej pozycji - nie ma potrzeby wpisywania tu czegokolwiek. Można natomiast wymusić konkretny numer pozycji, aby wstawić ją przed istniejącą o tym samym numerze (jeśli takowa istnieje, jeśli nie istnieje to żądanie zostanie zignorowane). Aplikacja sama zaktualizuje numery pozostałych pozycji dokumentu, przesuwając je w dół - dodając 1 do numeru pozycji.

Data pozycji

Ustawiamy datę dla pozycji którą wprowadzamy. Przykładowo, jeśli wprowadzamy fakturę VAT, to wpisujemy tu datę wystawienia tej faktury.

Termin płatności

Ustawiamy termin płatności dla wprowadzanej pozycji, i tak np. dla faktury będzie to termin płatności faktury.

Dowód

W to pole należy wprowadzić numer z rzeczywistego dokumentu nadany mu przez wystawiającego (np. numer faktury czy rachunku)

Treść

Tutaj wpisujemy krótki komentarz czego dotyczy wprowadzana pozycja (rzeczywisty dokument) - za co? (np. naprawa rury spustowej, wywóz śmieci, itp.)

Konto Wn

Z drzewa kont księgowych należy wybrać właściwe konto Wn. Pomocne mogą być opcje wyszukiwania i filtrowania dostępne dla tej kontrolki. W przypadku księgowań jednostronnych jedno z kont Wn i Ma można ustawić jako konto puste (------).

Konto Ma

Z drzewa kont księgowych należy wybrać właściwe konto Ma. Pomocne mogą być opcje wyszukiwania i filtrowania dostępne dla tej kontrolki. W przypadku księgowań jednostronnych jedno z kont Wn i Ma można ustawić jako konto puste (------).

Kwota

Tu wprowadzamy kwotę na jaką opiewa wprowadzana pozycja. (np. kwotę faktury czy rachunku)

St.VAT

Należy wybrać właściwą stawkę podatku VAT. W przypadku wyboru opcji innej niż równoważna zeru (np. 22.00%) pojawi się dodatkowe pole

VAT

W polu tym zostanie automatycznie wyliczona kwota podatku VAT dla wybranej pozycji. Można wymusić wpisanie innej, nie jest to jednak zalecane.

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli umieszczonej poniżej. Można wówczas dodawać kolejne pozycje do dokumentu.

Opcja Edytuj dokument umożliwia poprawienie dowolnego księgowania. Aby to wykonać należy najpierw ustawić się na dokumencie do poprawki - odnaleźć go w dużym oknie po lewej stronie i zaznaczyć (najświeższe dokumenty są najwyżej), a następnie wybrać tę opcję z menu Dokumenty - skrót klawiszowy DE. Otworzy się wtedy okno dialogowe do edycji wybranego dokumentu.

Edycja odbywa się w taki sam sposób co dodawanie z tą tylko różnicą, że nie wszystkie pola będą dostępne. Gdy otworzymy do edycji wcześniej wprowadzony (zaksięgowany) dokument to będziemy mogli wykonać następujące operacje:

1. Dopisać nową pozycję do dokumentu, dokładnie tak jak przy wprowadzaniu pozycji do dokumentu. Kursor jest ustawiony na kolejnym numerze LP.
2. Skasować istniejącą pozycję – klikając ikonkę z kluczem przenosimy pozycję do wiersza edycji. Jeśli nie zostanie ona ponownie dodana do pozycji zaksięgowanych, nie będzie jej w dokumencie po zaksięgowaniu.
3. Poprawić istniejącą pozycję – klikając ikonkę z kluczem przenosimy pozycję do wiersza edycji. Można tu poprawić dowolne pole i ponownie dodać pozycję do pozycji zaksięgowanych.

UWAGA

Program nie zaksięguje dokumentu, który nie jest zbilansowany, tzn. strona Wn nie równa się stronie Ma. Jeśli usuwamy lub poprawiamy pozycję z jednostronnym księgowaniem, trzeba również poprawić kwotę na przeciwstawnym koncie.

Dodawanie wyciągów bankowych jest specjalną (uproszczoną) wersją okna dodawania dokumentów - przystosowaną tylko do księgowania wyciągów bankowych. Z jej pomocą można to zrobić ręcznie, aby jednak zaimportować wyciąg w formie elektronicznej (bankowość masowa) należy skorzystać z innej opcji - Importuj wyciąg elektroniczny w menu Funkcje zakładki Zasoby.

Po wybraniu tej opcji wyświetli się okno dialogowe do wprowadzania wyciągów bankowych.

NAGŁÓWEK

Pola te są wspólne dla wszystkich pozycji, całego księgowanego wyciągu. Jeśli zajdzie taka potrzeba, to w dowolnym momencie, przed zatwierdzeniem dokumentu, można je poprawić/zmienić.

Konto

Z listy wybieramy konto bankowe do księgowania wyciągu (jeśli wspólnota posiada więcej niż jedno konto)

Data księgowania

Ustawiamy datę wystawienia wyciągu.

Opis dokumentu

Zalecane jest, aby w tym polu wpisać numer wyciągu nadany przez bank lub - w przypadku księgowania wyciągu miesięcznego - wpisać numer miesiąca, z którego jest wyciąg. Można oczywiście wpisać dowolny ciąg alfanumeryczny jeśli jest taka potrzeba.

Saldo

W tym polu wyświetlane jest aktualne saldo na wybranym rachunku. Jest to pole informacyjne i nie ma możliwości jego edycji.

Hasło(F12)

Do pola hasła przechodzimy dopiero po wprowadzeniu wszystkich interesujących nas pozycji wyciągu naciskając klawisz F12. Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zapisać cały dokument w systemie. Zamykając dokument program zaksięguje łączną kwotę wyciągu na koncie 131.

POZYCJE WYCIĄGU

Pola poniżej są związane z konkretną pozycją księgowanego wyciągu i muszą być wprowadzane dla każdej dodawanej pozycji oddzielnie.

LP

To pole będzie automatycznie iterowane po każdej dodanej pozycji - nie ma potrzeby wpisywania tu czegokolwiek. Można natomiast wymusić konkretny numer pozycji, aby wstawić ją przed istniejącą o tym samym numerze (jeśli takowa istnieje, jeśli nie istnieje to żądanie zostanie zignorowane). Aplikacja sama zaktualizuje numery pozostałych pozycji dokumentu, przesuwając je w dół - dodając 1 do numeru pozycji.

Data pozycji

Ustawiamy datę księgowania dla pozycji którą wprowadzamy z wyciągu bankowego.

Typ pozycji

Należy wybrać jedną z dostępnych wartości

Wpłata	pokazuje wpływ środków na konto (konto 131 po stronie Wn)
Wypłata	pokazuje zdjęcie środków z konta (konto 131 po stronie Ma)

Konto

Z drzewa kont księgowych należy wybrać właściwe konto rozrachunkowe przychodów lub kosztów. Pomocne mogą być opcje wyszukiwania i filtrowania dostępne dla tej kontrolki.

Treść

Tutaj wpisujemy czego dotyczy księgowana pozycja - opisujemy ją.

Kwota

Wpisujemy kwotę transakcji zgodną z wyciągiem.

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli umieszczonej poniżej. Można wówczas dodawać kolejne pozycje wyciągu.

POPRAWKI

W przypadku stwierdzenia błędu - podczas księgowania wyciągu bankowego - w księgowanej pozycji można ją poprawić. Kliknięcie na ikonkę z kluczem w błędnym wierszu spowoduje powrót pozycji do wiersza edycji. Można tu dokonać poprawki w dowolnym polu i ponownie dodać pozycję do księgowanych. Pozycja ustawi się na tym samym numerze LP. Zmiana pola LP spowoduje ustawienie wszystkich pozycji wg nowej numeracji. Program nie zezwoli na brak ciągłości numeracji w polach LP.

Opcja ta pozwala na - czasem przydatne - przeszukiwania zbioru zaksięgowanych dokumentów w poszukiwaniu określonej kwoty. Po jej wpisaniu i kliknięciu przycisku Zatwierdź nastąpi przeszukanie zbioru, a po jego zakończeniu, w sposób czytelny, przedstawione zostaną wyniki w nowo-otwartym oknie informacyjnym.

W wielu wspólnotach właściciele często mają rozrachunki prowadzone równocześnie na kilku kontach rozrachunkowych. Najczęściej jest to podział na Media i eksploatacja oraz Fundusz remontowy. W przypadku kiedy rozdział rozrachunków nie jest związany z rozdziałem rachunków bankowych wspólnoty (np. gdy wspólnota ma tylko jedno konto bankowe) istnieje konieczność ręcznego dzielenia wpłat na poszczególne konta rozrachunkowe. Funkcja przeksięgowań ma na celu usunięcie konieczności dzielenia wpłat, a co za tym idzie zwiększenia szybkości i wydajności wprowadzania wyciągów bankowych.

Po wybraniu tej opcji, program przeliczy odpowiednie kwoty i terminy przeksięgowań oraz przedstawi wynik w formie dokumentu do zaksięgowania, otwierając okno dialogowe przeksięgowywania - wygląd i obsługa jest dokładnie taka sama jak w przypadku okna edycji, czy dodawania dokumentów.

UWAGA

1. Aby móc korzystać z tej funkcjonalności, trzeba najpierw ustalić, według jakiej kolejności będą pokrywane zobowiązania na poszczególnych kontach rozrachunkowych. Można tego dokonać za pomocą opcji Kolejność przeksięgowań podkont z menu Elementy w zakładce/module Dokumenty - im niższy przypisany numer LP, tym wyższy priorytet pokrywania zobowiązań na danym koncie rozrachunkowym.
2. Przy księgowaniu wyciągów bankowych wpłaty powinny być księgowane na koncie, które miało nadane najwyższy priorytet (najniższy numer LP). Po zakończeniu miesiąca, należy wybrać właśnie tą opcję (Przeksięgowania z menu Dokumenty w zakładce Dokumenty).

Przeksięgowania bieżące różnią się tym od przeksięgowania opisanego powyżej, że nie muszą być robione po zamknięciu miesiąca. Obsługa jest dokładnie taka sama jak w przypadku okna edycji, czy dodawania dokumentów.

Przy pomocy tej opcji możemy automatycznie naliczyć i zaksięgować odsetki. Aplikacja pozwala na naliczenie odsetek tylko w okresie od ostatniego ich zaksięgowania (data ostatniego księgowania odsetek) do końca ostatniego zamkniętego miesiąca FK (ostatni dzień ostatniego zamkniętego miesiąca FK). Gdy odsetki w ostatnim zamkniętym miesiącu zostaną zaksięgowane, a bieżący miesiąc jest jeszcze otwarty to program nie naliczy odsetek i nie będzie możliwe ich zaksięgowanie. Oczywiście, żeby móc skorzystać z tej opcji trzeba też ustawić wcześniej oprocentowanie odsetek.

Po jej wybraniu, system sam naliczy zaległe odsetki i wyświetli okno dialogowe do ich zaksięgowania.

Od dnia

Pole ustawi się automatycznie na datę ostatniego księgowania odsetek lub - jeśli odsetki nigdy nie były naliczone - na datę założenia wspólnoty w systemie. Nie ma możliwości edycji tego pola, będzie ono wyszarzałe.

Do dnia

Pole ustawi się automatycznie na ostatni dzień, ostatniego zamkniętego miesiąca FK. Nie ma możliwości edycji tego pola, będzie ono wyszarzałe.

Suma odetek

W polu tym wyświetlana jest suma odsetek do zaksięgowania - będzie się ono mogło zmieniać podczas edycji pola Minimum. Jest to pole informacyjne i nie ma możliwości jego edycji.

Termin płatności

Należy podać datę płatności dla księgowanych odsetek.

Minimum

Jeśli jest taka potrzeba, to możemy podać kwotę minimalną, od której będą księgowane odsetki. Pozycje z wartościami poniżej kwoty minimalnej nie zostaną zaksięgowane. Podczas edycji/zmiany wartości tego pola, może się również zmieniać pole Suma odsetek oraz lista pozycji do zaksięgowania. Domyślną wartością tego pola (wpisaną przez system po otwarciu okna) jest 0,00. Zmiana tej wartości jest szczególnie przydatna w momencie, gdy nie chcemy zaksięgować i później wystawiać not odsetkowych, dla pozycji które nie pokryją - przykładowo - kosztów obsługi i wydruku dokumentu (np. poniżej 3 zł).

Hasło(F12)

Po wybraniu odpowiednich opcji księgowania w polach edycji, przechodzimy do pola hasła (F12). Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zaksięgować naliczone odsetki i zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

UWAGA

Naliczenie i zaksięgowanie odsetek będzie możliwe tylko wtedy, gdy zostanie wcześniej wprowadzone do systemu ich oprocentowanie - można je zmienić korzystając z opcji Stopy odsetkowe w menu Elementy, moduł Dokumenty.

Księgowanie wynikowe pozwala na automatyczne przeksięgowanie pozycji z kont Kosztów (400-) i Przychodów (700-) na wskazane konto Wyniku finansowego na koniec zamkniętego roku FK. Po wybraniu tej opcji program sam odnajdzie i wyświetli w otwartym oknie dialogowym pozycje do przeksięgowania wpisując je po odpowiednich stronach Wn i Ma wskazanego konta wynikowego (najczęściej 800-).

Konto

Z drzewa kont księgowych należy wybrać właściwe do zaksięgowania wyniku finansowego.

Hasło(F12)

Po wybraniu konta wynikowego i zweryfikowaniu księgowanych, przechodzimy do pola hasła (F12). Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zaksięgować i zapisać wynik finansowy w systemie. Efektem prawidłowego zaksięgowania wyniku finansowego, będzie zbilansowane (zerowe) saldo na koniec roku FK na kontach Kosztów (400-) i Przychodów (700-).

Poniżej przedstawiono zestawienie widoków aplikacji WELES 3, omówionych w tym rozdziale.