W3DOC Elementy

Przed przystąpieniem do zakładania wspólnot należy wprowadzić stałe elementy obowiązujące dla całego systemu - wszystkich nieruchomości. Dokonamy tego właśnie przy pomocy Menu Elementy w module/zakładce Zasoby.

Do obsługi menu możemy używać zarówno myszki, jak i klawiatury - posługując się odpowiednimi skrótami. Przykładowo menu Elementy wybieramy naciśnięciem klawisza E, następnie - z rozwiniętej listy kolejnym klawiszem skrótu - właściwą pozycję. I tak (przykładowo) aby wybrać pozycję Jednostki naciskamy J. Oczywiście, z czasem odstępy między naciśnięciem klawiszy będą stawały się coraz mniejsze i w efekcie, do wyboru właściwej opcji użytkownik/administrator będzie używać szybszych skrótów dwu-literowych, w tym przypadku: E + J = EJ.

Przy pomocy tej opcji można wprowadzać i edytować jednostki miar dostępne dla całej aplikacji WELES 3 - wszystkich wspólnot/nieruchomości. Wykorzystuje się je później mi. do definicji stawek. Po jej wybraniu wyświetli się okno dialogowe edycji jednostek miary. Jeżeli jakieś już są wprowadzone do systemu to listy pozycji zostaną automatycznie nimi wypełnione.

Jednostka

Należy wpisać symbol bądź umowną nazwę skróconą dla określenia jednostki (np. m2 - dla powierzchni mierzonej w metrach kwadratowych, GJ - dla ciepła mierzonego w gigadżulach)

ID

Nadać niepowtarzający się (w jednostkach) numer identyfikacyjny jednostki, pod którym system będzie ją rozpoznawał (np.1).

Propozycja numeracji jednostek miar

Jednostka (nazwa)	m2	m3	os.	udz.	%	GJ
ID	1	2	3	4	5	6

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli umieszczonej poniżej. Można wówczas definiować/edytować kolejne jednostki.

Hasło(F12)

Po wprowadzeniu/edycji wszystkich interesujących nas jednostek, przechodzimy do pola hasła (F12). Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Opcja ta służy definiowaniu/edycji nazw danych, które mogą być później przydzielane zasobom poszczególnych nieruchomości/wspólnot. Po jej wybraniu wyświetli się okno dialogowe edycji nazw danych. Jeżeli zostały już zdefiniowane jakieś dane, to zostaną one wyświetlone w listach pozycji.

Dana

Należy wpisać nazwę danej, którą będzie można później przypisywać elementom struktury/lokalom.

ID

Nadać niepowtarzający się (w nazwach danych) numer identyfikacyjny danej, pod którym system będzie ją rozpoznawał (np.1).

Propozycja numeracji nazw danych

Dana (nazwa)	Powierzchnia użytkowa	Udział w nieruchomości	Liczba osób
ID	1	2	3

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli umieszczonej poniżej. Można wówczas definiować/edytować kolejne dane.

Hasło(F12)

Po zdefiniowaniu/edycji wszystkich interesujących nas danych, przechodzimy do pola hasła (F12). Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Nazwy stawek służą do nazywania stawek wykorzystywanych przy naliczaniu opłat. Właściciel na wydrukach będzie je widział przez wartość, czyli np. 0,20 zł/m2. Po wybraniu tej opcji wyświetli się okno dialogowe edycji nazw stawek. Zdefiniowane wcześniej stawki będą widoczne w tabeli list pozycji.

Stawka

Należy wpisać nazwę stawki. Może być ona dowolna, preferowane jednak są nazwy krótkie.

ID

Nadać niepowtarzający się (w nazwach stawek) numer identyfikacyjny stawki, pod którym system będzie ją rozpoznawał (np.111). W celu uniknięcia pomyłek oraz utrzymania przejrzystości i integralności struktury księgowej programu jest rzeczą mocno zalecaną, aby numer ID stawki miał ścisły związek z analityką konta przychodów (700-).

Jednostka

Wybrać z listy, wprowadzoną wcześniej jednostkę, wg której naliczane będą opłaty

Propozycja numeracji nazw stawek

Stawka (nazwa)	CO	CW	ZW	Śmieci	Eksploatacja	Remont
ID	111	113	120	130	210	310
Jednostka	m2	m3	m3	os.	m2	m2

Dla porządku, przy zalecanym planie kont, pierwsza cyfra numeru ID będzie oznaczała:

1 - Media

2 - elementy utrzymania nieruchomości wspólnej

3 - remonty

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli umieszczonej poniżej. Można wówczas definiować/edytować kolejne stawki.

Hasło(F12)

Po zdefiniowaniu/edycji wszystkich interesujących nas stawek, przechodzimy do pola hasła (F12). Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Grupy należności można tworzyć w celu zgrupowania naliczanych opłat (opcja księgowania 1 pozycją przy aktualizacji danych wspólnot, menu Zasoby w module Zasoby). Jeśli jest taka potrzeba można utworzyć 3 grupy należności wymienione w ustawie własności lokali: Media, Utrzymanie nieruchomości wspólnej, Fundusz remontowy. Gdy należności nie chcemy grupować należy wprowadzić jedną grupę o nazwie np. Naliczenia. Do grup należności przyporządkowuje się później odpowiednie nazwy algorytmów.

Po wybraniu tej opcji wyświetli się okno dialogowe edycji nazw grup należności. Jeśli zostały wcześniej zdefiniowane jakieś grupy należności, to zostaną one wyświetlone w listach pozycji.

Grupa należności

Należy wpisać nazwę grupy należności.

ID

Nadać niepowtarzający się (w grupach należności) numer identyfikacyjny grupy należności, pod którym system będzie ją rozpoznawał (np.1).

Propozycja numeracji grup należności

Grupa należności	Media	Eksploatacja	Remont
ID	1	2	3

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli umieszczonej poniżej. Można wówczas definiować/edytować kolejne grupy należności.

Hasło(F12)

Po zdefiniowaniu/edycji wszystkich interesujących nas grup należności, przechodzimy do pola hasła (F12). Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Opcja ta służy tworzeniu/edycji grup liczników. Różne grupy liczników mogą mieć różne terminy rozliczeń. Liczniki przydziela się do grup korzystając z następnej opcji menu - Typy liczników. Jeżeli jakieś grupy liczników są już zdefiniowane to zostaną wyświetlone w listach pozycji.

Po wybraniu tej opcji wyświetli się okno dialogowe edycji nazw grup liczników.

Grupa liczników

Tu wpisujemy nazwę grupy liczników

ID

Nadajemy niepowtarzający się (w grupach liczników) numer identyfikacyjny grupy liczników, pod którym system będzie ją rozpoznawał (np.1).

Przykład numeracji grup liczników

Grupa liczników	Woda	Ciepło
ID	1	2

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli umieszczonej poniżej. Można wówczas definiować/edytować kolejne grupy liczników.

Hasło(F12)

Po zdefiniowaniu/edycji wszystkich interesujących nas grup liczników, przechodzimy do pola hasła (F12). Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Przy pomocy tej opcji możemy definiować/edytować typy liczników dla różnych algorytmów naliczania opłat licznikowych. Po wybraniu tej opcji wyświetli się okno dialogowe edycji nazw typów liczników. Jeśli istniały w systemie zdefiniowane typy liczników to zostaną one wyszczególnione w listach pozycji.

Typ licznika

Wpisujemy nazwę typu licznika (np.ZW)

ID

Nadajemy niepowtarzający się (w typach liczników) numer identyfikacyjny typu licznika, pod którym system będzie go rozpoznawał (np.1)

Grupa liczników

Należy wybrać z wcześniej zdefiniowanych grup liczników tą, której przypisujemy aktualnie wprowadzany typ licznika.

Przykład definicji typów liczników

Typ licznika	ZW	CW	CO
ID	1	2	3
Grupa liczników	Woda	Woda	Ciepło

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli umieszczonej poniżej. Można wówczas definiować/edytować kolejne typy liczników.

Hasło(F12)

Po zdefiniowaniu/edycji wszystkich interesujących nas typów liczników, przechodzimy do pola hasła (F12). Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Z każdym mieszkańcem będziemy prowadzili konto rozrachunkowe. Jeśli jest taka potrzeba rozrachunki można prowadzić z kilku tytułów np. z tytułu Mediów i eksploatacji i osobno z tytułu Funduszu remontowego. Rozrachunki te będą prowadzone na drugiej analityce konta rozrachunkowego. Podczas wprowadzania danych każdej wspólnoty trzeba będzie określić, które grupy należności będą księgowane na kolejnych analitykach konta rozrachunków z mieszkańcami - moduł Administracja, menu Elementy, opcja Konta należności. Gdy rozrachunki z mieszkańcem prowadzić będziemy tylko na jednym koncie założyć należy podkonto o nazwie np. Rozrachunki.

Po wybraniu tej opcji wyświetli się okno dialogowe edycji nazw podkont. Jeśli jakieś podkonta są już zdefiniowane, to zostaną wyświetlone w listach pozycji.

ID

Nadać numer analityce konta Rozrachunki z właścicielami, na którym program będzie ją księgował (np. 1). W przypadku domyślnego planu kont - konto rozrachunków z właścicielami (201-) posiada analitykę określoną jako "81", czyli numer ID podkonta musi być z przedziału 1-9 (oczywiście niepowtarzalny w ramach podkont)

Podkonto

Wpisać nazwę analityki konta Rozrachunki z właścicielami (np. Media i eksploatacja)

Przykład numeracji podkont

ID	1	2	3
Podkonto	Rozrachunki	Media i eksploatacja	Remonty

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli umieszczonej poniżej. Można wówczas definiować/edytować kolejne podkonta.

Hasło(F12)

Po zdefiniowaniu/edycji wszystkich interesujących nas podkont, przechodzimy do pola hasła (F12). Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Nazwy algorytmów powinny być wpisywane pełnym tekstem, bo będą się ukazywały na wydrukach dokumentów płatniczych. W celu łatwiejszej identyfikacji nazwy algorytmu można je ponumerować zgodnie z analityką konta Przychody (700-).

Po wybraniu tej opcji wyświetli się okno dialogowe edycji nazw algorytmów. Jeśli jakieś algorytmy są już zdefiniowane, to zostaną wyświetlone w listach pozycji.

Nazwa algorytmu

Wpisać nazwę algorytmu (np. Centralne ogrzewanie)

ID

Nadać tej nazwie algorytmu niepowtarzalny (w ramach nazw algorytmów) numer, po którym system będzie ją rozpoznawał (np.111), mocno zalecane jest, aby numer ten miał ścisły związek z analityką konta Przychody (700-).

Grupa należności

Należy wybrać grupę należności, do której przypisujemy ten algorytm

Konto przychodów

Wpisać pełny numer konta przychodów, na którym zaksięgują się naliczenia związane z definiowanym algorytmem.

Konto kosztów

Wpisać pełny numer konta kosztów, na którym księgowane będą koszty pokrywane z przychodów ze zdefiniowanego algorytmu. Powinna być odpowiedniość konta przychodów i konta kosztów - powinny się one różnić tylko pierwszymi cyframi.

St.VAT

Wybrać odpowiednią stawkę podatku VAT

PKWiU

Jeśli jest taka potrzeba wpisać numer ewidencyjny zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli umieszczonej poniżej. Można wówczas definiować/edytować kolejne algorytmy.

Hasło(F12)

Po zdefiniowaniu/edycji wszystkich interesujących nas algorytmów, przechodzimy do pola hasła (F12). Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Przy pomocy tej opcji możemy zmieniać - jeśli zachodzi taka potrzeba - tytuły wystawianych dokumentów rozliczeniowych. Po jej wybraniu wyświetli się okno dialogowe edycji nazw dokumentów. Jeśli tytuły jakichś dokumentów zostały wcześniej zmienione, to zmiany te zostaną wyświetlone w listach pozycji.

Dokument

Z listy wybieramy dokument, którego tytuł na dokumentach chcemy zmienić (np. Rachunek)

Nazwa zwykła

Należy wpisać nową nazwę dla zwykłego dokumentu rozliczeniowego (np. Nota obciążeniowa)

Nazwa korekty

Tu wpisujemy nową nazwę dla dokumentu korekty (np. Nota korygująca)

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli umieszczonej poniżej. Można wówczas zmieniać nazwy kolejnych dokumentów.

Hasło(F12)

Po zmianie nazw wszystkich interesujących nas dokumentów, przechodzimy do pola hasła (F12). Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Program WELES 3 pokazuje na swoich wydrukach, w jaki sposób dokonał naliczenia należności. Opcja Nazwy typów należności służy do ewentualnej zmiany wyświetlanej informacji. Po jej wybraniu wyświetli się okno dialogowe edycji nazw typów należności. Jeśli nazwy typów należności zostały wcześniej zmienione, to zmiany te zostaną wyświetlone w listach pozycji.

Typ

Z listy wybieramy typ należności, którego nazwę chcemy zmienić.

Nazwa

Tu wpisujemy nową nazwę dla wybranego typu należności.

Przykład nazewnictwa należności

Typ	Ryczałt	Ryczałt (licznik)	Prognoza (licznik)	Zużycie (licznik)	RK ryczałt	RK (licznik)
Nazwa	R	LR	LP	LZ	RKR	RKL

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli umieszczonej poniżej. Można wówczas zmieniać nazwy kolejnych typów należności.

Hasło(F12)

Po zmianie nazw wszystkich interesujących nas typów należności, przechodzimy do pola hasła (F12). Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Poniżej przedstawiono zestawienie widoków aplikacji WELES 3, omówionych w tym rozdziale.