W3DOC ElementyWM

Po założeniu wspólnot należy wprowadzić stałe elementy obowiązujące dla danej wspólnoty. Dokonamy tego właśnie przy pomocy Menu Elementy w module/zakładce Administracja dla wybranej nieruchomości.

Do obsługi menu możemy używać zarówno myszki, jak i klawiatury - posługując się odpowiednimi skrótami. Przykładowo menu Elementy wybieramy naciśnięciem klawisza E, następnie - z rozwiniętej listy kolejnym klawiszem skrótu - właściwą pozycję. I tak (przykładowo) aby wybrać pozycję Konta należności naciskamy K. Oczywiście, z czasem odstępy między naciśnięciem klawiszy będą stawały się coraz mniejsze i w efekcie, do wyboru właściwej opcji użytkownik/administrator będzie używać szybszych skrótów dwu-literowych, w tym przypadku: E + K = EK.

Opcja ta pozwala na przydzielenie odpowiednich grup należności do właściwych podkont księgowych zdefiniowanych dla każdego z właścicieli w systemie. W ten sposób należności zakwalifikowane do którejś z grup trafiają na odpowiednie podkonto rozrachunkowe właściciela. Podkonta te są automatycznie tworzone (oczywiście po właściwym zdefiniowaniu) przez system w momencie naliczenia przydzielonych należności.

Po wybraniu tej opcji wyświetli się okno dialogowe edycji podkont grup należności. Jeżeli jakieś grupy należności są już przyporządkowane do podkont to listy pozycji zostaną automatycznie tymi przyporządkowaniami wypełnione.

Grupa należności

Z listy wybieramy wcześniej zdefiniowaną grupę należności celem przydzielenia jej do odpowiedniego podkonta.

Podkonto

Z listy wcześniej zdefiniowanych podkont księgowych, wybieramy to, któremu chcemy przypisać wybraną grupę należności.

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli umieszczonej poniżej. Można wówczas przydzielać kolejne grupy należności do odpowiednich podkont.

Hasło(F12)

Po przydzieleniu wszystkich interesujących nas grup należności do odpowiednich podkont, przechodzimy do pola hasła (F12). Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Przy pomocy tej opcji określamy terminy rozliczenia wcześniej zdefiniowanych grup liczników - każda z grup liczników może mieć inny okres rozliczeniowy. Po jej wybraniu wyświetli się okno dialogowe edycji terminów rozliczeń liczników. Jeżeli jakieś terminy rozliczeń grup liczników są już określone to listy pozycji zostaną automatycznie tymi terminami wypełnione.

Grupa liczników

Z listy wcześniej wprowadzonych grup liczników wybieramy tą, dla której chcemy określić datę rozliczenia.

Data rozliczenia

Operując strzałkami kursora (góra/dół) wybieramy datę rozliczenia wybranej grupy liczników - miesiąc i rok.

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli umieszczonej poniżej. Można wówczas określić kolejne terminy rozliczeń odpowiednim grupom liczników.

Hasło(F12)

Po określeniu wszystkich interesujących nas terminów rozliczeń grup liczników, przechodzimy do pola hasła (F12). Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Terminy rozliczeń kosztów służą (podobnie jak Terminy rozliczeń liczników) określeniu terminów rozliczeń dla wcześniej zdefiniowanych algorytmów - każdy algorytm może mieć inny okres rozliczeniowy. Po wybraniu tej opcji wyświetli się okno dialogowe edycji terminów rozliczeń kosztów. Jeżeli jakieś terminy rozliczeń kosztów są już określone, to listy pozycji zostaną automatycznie tymi terminami wypełnione.

Należność

Z listy wybieramy wcześniej zdefiniowaną nazwę algorytmu. W nawiasach kwadratowych podany jest dodatkowo ID danego algorytmu/należności, który - wedle przyjętej konwencji - powinien być zgodny z analityką kont księgowych Przychodów (700-).

Data rozliczenia

Operując strzałkami kursora (góra/dół) wybieramy datę rozliczenia wybranej należności/algorytmu - miesiąc i rok.

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli umieszczonej poniżej. Można wówczas określić kolejne terminy rozliczeń dla wybranych należności (algorytmów/kosztów).

Hasło(F12)

Po określeniu terminów rozliczeń dla wszystkich interesujących nas należności, przechodzimy do pola hasła (F12). Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Opcja ta pozwala na powiązanie podkont księgowych (do rozrachunku z właścicielami) z odpowiednimi numerami rachunków bankowych wspólnoty. W ten sposób - na wydrukach - obok należności ze wskazanych podkont rozrachunkowych pojawi się (wprowadzony tutaj) numer konta wspólnoty, na które trzeba przelać pieniądze. Jeżeli wspólnota posiada tylko jeden rachunek bankowy to należy go przypisać wszystkim podkontom rozrachunkowym.

Po wybraniu tej opcji wyświetli się okno dialogowe edycji kont wspólnoty. Jeżeli jakieś podkonta mają już przyporządkowane numery rachunków bankowych, to listy pozycji zostaną automatycznie tymi przyporządkowaniami wypełnione.

Podkonto

Z listy wybieramy odpowiednie, wcześniej zdefiniowane w systemie podkonto księgowe (rozrachunkowe), któremu chcemy przypisać numer rachunku bankowego

Numer konta

Wprowadzamy właściwy, 26-cyfrowy numer rachunku wspólnoty (bez żadnych separatorów/znaków rozdzielczych), który chcemy przyporządkować do wskazanego podkonta.

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli umieszczonej poniżej. Można wówczas przyporządkować numery rachunków bankowych kolejnym podkontom księgowym.

Hasło(F12)

Po powiązaniu wszystkich interesujących nas podkont z odpowiednimi numerami rachunków bankowych wspólnoty, przechodzimy do pola hasła (F12). Następnie, po jego wpisaniu, klikamy Zatwierdź, aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Opcja ta, podobnie jak Terminy płatności właścicieli (T) w menu Zasoby zakładki Administracja, służy modyfikowaniu bazowego terminu płatności wprowadzanego przy księgowaniu. Dopuszczalne są więc wartości ujemne i 0 (zero). Działanie tej opcji jest ograniczone do tej wybranej wspólnoty, ale ma ona niższy priorytet niż indywidualne terminy ustawione dla poszczególnych właścicieli. Przykładowo, jeśli któryś z właścicieli będzie miał ustawiony termin płatności indywidualnie (w menu Zasoby) to, ta wartość, ustawiona tutaj nie będzie miała dla niego żadnych konsekwencji - ustawienia terminów płatności dla wspólnoty i dla właścicieli się nie sumują i ponadto, ustawienia indywidualne mają wyższy priorytet.

Po wybraniu tej opcji wyświetli się okno dialogowe terminów płatności. Jeżeli jakieś dokumenty mają już wprowadzone terminy, to listy pozycji zostaną automatycznie tymi przyporządkowaniami wypełnione.

Wprowadzanie zmian wygląda tak samo jak w przypadku opcji Terminy płatności właścicieli (T) w menu Zasoby w zakładce (module) Administracja.

Opcja ta jest bardziej szczegółowym ujęciem pozycji Nazwy dokumentów (O) z menu Elementy w module Zasoby. Pozwala ona na zmiany wyświetlanych nazw dokumentów na poziomie danej wspólnoty i ma wyższy priorytet niż jej ogólny odpowiednik - zmiany tu wprowadzone zastępują te wprowadzone dla całej struktury.

Po jej wybraniu wyświetli się okno dialogowe edycji nazw dokumentów. Jeżeli jakieś dokumenty mają już wprowadzone terminy, to listy pozycji zostaną automatycznie tymi przyporządkowaniami wypełnione.

Wprowadzanie zmian wygląda tak samo jak w przypadku opcji Nazwy dokumentów (O) w menu Elementy, w zakładce (module) Zasoby. Jedynym nowym polem jest Prefiks - służy ono (jeśli zajdzie taka potrzeba) na wprowadzenie dodatkowego prefiksu (w formie tekstu) między nazwę dokumentu, a automatyczną numerację dokumentów (generowaną przez system). Rzadko korzysta się z tej funkcjonalności i służy ona do bardzo specyficznych zastosowań (np. przy sytuacjach, gdzie każdy najemca dostaje dokumenty od każdego ze współwłaścicieli budynku).

Opcja ta jest kopią pozycji Nazwy typów należności (Y) z menu Elementy w module Zasoby i obsługa jej wygląda tak samo. Jest ona potrzebna tylko wtedy, gdy chcielibyśmy wymusić inne nazwy typów należności dla tej konkretnej wspólnoty. Ponieważ opcja ta ma wyższy priorytet (niż w jej odpowiednik w module zasoby) wymusi - dla tej konkretnej wspólnoty - zastąpienie nazw wprowadzonych ogólnie (dla całego drzewa struktury ) przez nazwy wprowadzone tutaj.

Po wybraniu tej opcji wyświetli się okno dialogowe edycji nazw typów należności. Jeżeli typy należności mają już - na tym poziomie - wprowadzone jakieś nazwy, to listy pozycji zostaną automatycznie tymi przyporządkowaniami wypełnione.

Wprowadzanie zmian wygląda tak samo jak w przypadku opcji Nazwy typów należności (Y) w menu Elementy w zakładce (module) Zasoby.

Za pomocą tej funkcji przypiszemy kontrahentom numery kont bankowych.

Poniżej przedstawiono zestawienie widoków aplikacji WELES 3, omówionych w tym rozdziale.