W3DOC Funkcje

Funkcje w zakładce Zasoby zawierają bardziej ogólne funkcjonalności aplikacji WELES i dotyczą programu jako całości - zmiany tu dokonywane mają charakter globalny i dotyczą wszystkich zasobów w systemie. Przykładowo - Informacja dla właścicieli wprowadzona przy pomocy funkcji z tego menu będzie widoczna dla wszystkich właścicieli we wszystkich zasobach (wspólnotach/nieruchomościach) w całym systemie. Jeżeli chcielibyśmy, aby informacja ta była widoczna tylko dla wskazanego zasobu (danej nieruchomości/wspólnoty) to należy skorzystać z siostrzanej funkcji Informacja dla właścicieli w menu Funkcje, zakładki/modułu Administracja dla wybranego elementu struktury (zasobu). Jeżeli istnieją siostrzane funkcje o takiej samej nazwie i podobnym działaniu jak przykładowo Treść na wydruku to bardziej szczegółowa jej implementacja będzie miała priorytet nad tą bardziej ogólną. I tak w przypadku funkcji Treść na wydruku zmiany wprowadzone poprzez funkcję w zakładce/module Administracja będą nadpisywały dane wprowadzone przy pomocy bardziej ogólnego odpowiednika dostępnego w tym menu - dane w systemie będą istniały nadal, natomiast na wydrukach będą się pojawiały tylko treści wprowadzone w zakładce Administracja (jako że mają wyższy priorytet/są bardziej szczegółowe). Jest zatem wskazane, aby przy pomocy tego menu wprowadzać tylko dane, które są wspólne dla wszystkich zasobów i korzystać - w razie potrzeby - z odpowiednich funkcji na poziomie zasobu (zakładka Administracja) jeżeli jest to możliwe.

Do obsługi menu możemy używać zarówno myszki, jak i klawiatury - posługując się odpowiednimi skrótami. Przykładowo menu Funkcje wybieramy naciśnięciem klawisza F, następnie - z rozwiniętej listy kolejnym klawiszem skrótu - właściwą pozycję. I tak (przykładowo) aby wybrać pozycję Wydruki naciskamy W. Oczywiście, z czasem odstępy między naciśnięciem klawiszy będą stawały się coraz mniejsze i w efekcie, do wyboru właściwej opcji użytkownik/administrator będzie używać szybszych skrótów dwu-literowych, w tym przypadku: F + W = FW.

Funkcja Wydruki służy przygotowywaniu różnego rodzaju wydruków - raportów, zestawień, rozliczeń. Po jej wybraniu wyświetli się okno dialogowe wydruków.

Funkcja Wydruki należy do rozbudowanych i kluczowych funkcjonalności aplikacji WELES dlatego też została szczegółowo omówiona w rozdziale Wydruki. Ponadto preferowane jest użycie tej funkcji z poziomu wybranego zasobu (nieruchomości/wspólnoty) - funkcja Wydruki w menu Funkcje, zakładka/moduł Administracja.

Przy pomocy tej funkcji możemy definiować podpowiedzi dla pola Tekst na liście dostępnych wydruków. Po jej wybraniu wyświetli się okno dialogowe edycji treści na wydrukach. Jeżeli są już zdefiniowane jakieś treści to zostaną one wyświetlone w listach pozycji - można je edytować/zmieniać.

ID

Wybieramy numer dla podpowiedzi z zakresu 1-9 (taki jest dopuszczalny) - jeżeli jest jakiś wolny to możemy wpisać nową podpowiedź pod tym numerem. Jeśli jednak wszystkie numery ID są wykorzystane to musimy zastąpić którąś z istniejących pozycji wybierając jej ID (istniejący numer).

Tytuł

Wpisujemy tytuł do wprowadzanej treści, jeżeli nie chcemy, aby to pole zawierało tekst to wprowadzamy w nie - (myślnik) lub pustą spację.

Treść

W to pole wpisujemy treść, którą chcemy dołączać do wydruków. Aby wymusić przejście do następnej linii (Enter) na drukowanym dokumencie należy w tym miejscu zostawić pustą linię (2x Enter).

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do list pozycji i będzie możliwa dalsza edycja/dodawanie pozostałych/innych podpowiedzi (treści,tekstu).

Hasło(F12)

Po dokonaniu wszystkich stosownych zmian przechodzimy do pola hasła (np. naciskając klawisz F12), a następnie - po jego wprowadzeniu - klikamy przycisk Zatwierdź aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Funkcja ta umożliwia definiowanie podpowiedzi dla niektórych kontrolek w oknach dialogowych aplikacji (np. często powtarzającej się frazy lub tekstu dla wielu pozycji). Podczas pracy z programem podpowiedzi wybieramy (jeżeli są dostępne dla danej kontrolki) naciśnięciem klawisza Alt i odpowiedniego numeru podpowiedzi - np. Alt + 1, aby wybrać pierwszą podpowiedź. Jeżeli w aplikacji są już zdefiniowane jakieś podpowiedzi to zostaną one wyświetlone w polu list pozycji i będzie możliwa ich zmiana/edycja.

Nazwa

Wybieramy kontrolkę, dla której chcemy zdefiniować podpowiedź. Obecnie dostępne są:

Lokalizacja licznika	Podpowiedzi dla kontrolki Lokalizacja w oknie dialogowym opcji Dodaj liczniki w menu Zasoby, zakładka/moduł Administracja
Pozycja w dokumencie	Podpowiedzi dla kontrolki Treść w oknie dialogowym opcji Dodaj dokument w menu Dokumenty, zakładka/moduł Dokumenty

LP

Wprowadzamy numer dla podpowiedzi (dozwolony zakres: 1-9), gdy wprowadzimy numer istniejącej podpowiedzi to po kliknięciu na przycisk Dodaj pozycja ta zostanie zastąpiona aktualnie wprowadzaną.

Wartość

Wpisujemy wartość - teks, liczby, znaki, itp. - jaką dana podpowiedź ma zwracać po jej wybraniu w odpowiednim oknie dialogowym aplikacji

Dodaj

Kliknięcie na przycisk Dodaj spowoduje przeniesienie informacji z pól edycji do tabeli poniżej - list pozycji. Możliwe będzie wówczas wprowadzanie/edycja kolejnych podpowiedzi.

Hasło(F12)

Po wprowadzeniu/zmianie wszystkich potrzebnych podpowiedzi przechodzimy do pola hasła (F12), a następnie - po jego wprowadzeniu - klikamy na przycisk Zatwierdź aby zapisać zmiany w systemie.

Funkcja ta służy do dostosowania do własnych potrzeb wyglądu druku dokumentów. Za pomocą tej funkcji możemy zmienić kolor wypełnienia tabelki, kolory linii tabelki, czcionki używane na wydruku i ich rozmiar oraz marginesy strony.

Informacja dla właścicieli służy do przekazania właścicielom informacji w formie wyświetlanego tekstu w części Aktualności, który będzie widoczny zaraz po zalogowaniu w kolumnie po prawej stronie widoku dla właścicieli.

Treść informacji

Tutaj wpisujemy tekst, który chcemy aby był wyświetlany właścicielom w zakładce Aktualności po zalogowaniu.

Podgląd

Tutaj widzimy jak wpisana przez nas informacja będzie prezentowana właścicielom

Hasło(F12)

Po wprowadzeniu treści komunikatu przechodzimy do pola hasła (F12), a następnie - po jego wpisaniu - klikamy na przycisk Zatwierdź aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Dzięki tej funkcji możemy dodawać uprzywilejowanych użytkowników (administratorów) do systemu i nadawać im globalne uprawnienia (ogólne) - tzn. uprawnienia związane z dostępem opcji i funkcjonalności programu. Po jej wybraniu wyświetli się okno dialogowe edycji administratorów, aktualnie aktywne konta administratorów będą wyświetlone w listach pozycji - można dla nich zmieniać/edytować uprawnienia.

Administrator

Wpisujemy nazwę dla nowego, dodawanego administratora.

Hasło

Możemy wpisać hasło dla nowo dodawanego administratora lub zmienić je dla istniejącego

Struktura

Czy ma mieć dostęp do drzewa struktury

Plan kont

Czy ma mieć dostęp do kont FK

Tworzenie WM

Czy będzie mógł zakładać/dodawać nowe wspólnoty/nieruchomości

Elementy

Czy ma mieć dostęp do menu Elementy na poziomie całej struktury (moduł Zasoby)

Prawa dostępu

Czy może dokonywać zmian w prawach dostępu dla innych użytkowników/administratorów

Edycja danych osób

Czy ma mieć dostęp do edycji danych osobowych mieszkańców/właścicieli

Materiały

Czy ma mieć możliwość udostępnienia i edycji materiałów informacyjnych dla właścicieli

Dodaj

Kliknięcie na przycisk Dodaj powoduje przepisanie pól edycji do tabeli poniżej - list pozycji. Można wtedy wprowadzać/edytować kolejnego administratora.

Hasło(F12)

Po dokonaniu wszystkich stosownych zmian przechodzimy do pola hasła (F12), a następnie - po jego wpisaniu - klikamy na przycisk Zatwierdź aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

UWAGA

Nazwa wpisana w polu Administrator nie jest identyfikatorem - nazwą użytkownika (login) potrzebną do zalogowania do programu. Jeżeli wprowadzamy nowego administratora, to aby takową otrzymać należy zgłosić się do administratora systemu (PHU WELES).

Przy pomocy funkcji Uprawnienia możemy - dodanym wcześniej administratorom - nadawać uprawnienia dostępu do poszczególnych wspólnot/nieruchomości w systemie. Po jej wybraniu wyświetli się okno dialogowe edycji administratorów.

Administrator

Z listy wybieramy administratora, dla którego chcemy zmienić poziom dostępu do danych dla poszczególnych wspólnot

Zasób

Z listy wybieramy nieruchomość/wspólnotę, do której chcemy zmienić administratorowi poziom dostępu.

Dostęp

Określamy czy ma mieć w ogóle dostęp do wybranego zasobu. Jeżeli wybierzemy Zablokuj to pozostałe pola zostaną automatycznie schowane - nie ma potrzeby definiowania dostępu do bardziej szczegółowych danych w momencie gdy dostęp ma nie być realizowany w ogóle.

Naliczenia

Czy ma mieć prawo wglądu i wykonywania naliczeń dla danego zasobu.

Księgowania

Czy ma mieć prawo do księgowań dla danego zasobu.

Struktura

Czy ma mieć prawo organizowania struktury na poziomie wspólnoty/nieruchomości.

Składniki naliczeń

Czy ma mieć prawo definiowania i edycji składników naliczeń (np. algorytmów, stawek)

Dane

Czy ma mieć prawo do wprowadzania/edycji danych dla danego zasobu.

Liczniki

Czy ma mieć prawo do dodawania i zarządzania licznikami.

Kończenie roku

Czy ma mieć prawo do zakończenia roku FK.

Elementy

Czy ma mieć dostęp do menu Elementy na poziomie wspólnoty/nieruchomości (zakładka Administracja).

Hasła

Czy ma mieć prawo do zarządzania zwykłymi użytkownikami - właścicielami (np. włączanie dostępu, zmiana hasła) w danej nieruchomości.

Odsetki

Czy ma mieć prawo do naliczania odsetek w danej wspólnocie.

Rozliczenia kosztów

Czy ma mieć prawo do rozliczania kosztów w danej wspólnocie.

Materiały

Czy ma mieć możliwość dodawania/edycji materiałów dla właścicieli.

Dodaj

Kliknięcie na przycisk Dodaj powoduje przepisanie pól edycji do tabeli poniżej - list pozycji. Można wtedy wprowadzać/edytować kolejnego administratora lub nadawać temu samemu uprawnienia do innego zasobu.

Hasło(F12)

Po dokonaniu wszystkich stosownych zmian przechodzimy do pola hasła (F12), a następnie - po jego wpisaniu - klikamy na przycisk Zatwierdź aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Funkcja ta służy do aktualizacji indeksów przeszukiwań tekstu. Dzięki aktualnemu indeksowi można szybciej i wydajniej przeszukiwać bazę danych systemu WELES 3 - funkcja Wyszukiwanie znajduje się w menu Funkcje w zakładce/module Administracja. Operacja przebudowy/aktualizacji indeksu jest czasochłonna i trwa - w zależności od wielkości bazy danych - w skrajnych przypadkach nawet do kilkunastu minut. W czasie trwania przebudowy nie jest zalecane wykonywanie innych czynności w programie gdyż przedłużają one czas aktualizacji indeksów oraz same działają znacznie wolniej. Podczas trwania aktualizacji widoczna jest jasno-zielona kontrolka informująca o trwającej czynności.

Gdy często korzystamy z funkcji wyszukiwania, to powinniśmy wykonywać aktualizację indeksów regularnie (np. co miesiąc) lub doraźnie w przypadku stwierdzenia braku trafności przeszukiwania (nie odnajduje pozycji).

Dzięki tej funkcji można dodawać różnego rodzaju pliki/dokumenty do systemu, tak by były one dostępne dla właścicieli w zakładce Materiały informacyjne.

Po jej wybraniu wyświetli się okno dialogowe dodawania materiałów:

Plik

Po kliknięciu na przycisk Przeglądaj... należy wybrać plik, który ma być udostępniony. Oczywiście ścieżkę do pliku można podać też w sposób jawny - wpisując w pole.

Opis

Należy wprowadzić opis pliku, jaki będzie się wyświetlał właścicielowi.

Hasło

Aby zatwierdzić dodanie pliku wpisujemy swoje hasło i klikamy Zatwierdź

Można podejrzeć, czy dodane materiały są widoczne korzystając z opcji Widok podglądu użytkownika w zakładce/module Właściciele.

Edycja materiałów informacyjnych pozwala na zmianę opisu zamieszczonych materiałów lub ich usunięcie. Po wybraniu tej funkcji wyświetli się okno dialogowe edycji materiałów:

Materiały

Z listy dostępnych - wcześniej dodanych materiałów - wybieramy ten, na którym chcemy dokonać zmian w opisie lub usunąć.

Opis

Pole automatycznie wypełni się aktualnym opisem materiału informacyjnego, można dokonać zmian/poprawić - wpisać nowy opis.

Usuń

Tak/Nie - wybieramy, czy chcemy usunąć dany materiał z aplikacji.

Dodaj

Dodajemy bieżącą modyfikację do list pozycji - przepisujemy ich zawartość do tabeli poniżej - możemy teraz edytować/usuwać kolejne materiały.

Hasło(F12)

Gdy dokonamy już zmian na wszystkich interesujących nas materiałach informacyjnych przechodzimy do pola hasła (F12), a następnie - po jego wpisaniu - klikamy przycisk Zatwierdź aby zapisać zmiany w systemie.

Funkcja ta służy do wprowadzania do systemu WELES wyciągów bankowych w formie elektronicznej. Nie jest jednak przeznaczona do wprowadzania zwykłych dokumentów w formie elektronicznej i wymaga uruchomionych z bankiem usług płatności masowych (podpisanej stosownej umowy). Do prawidłowego uruchomienia usługi niezbędna jest również interwencja administratora systemu. Gdy usługa zostanie już uruchomiona i prawidłowo skonfigurowana, wystarczy postępować z godnie z instrukcją wyświetloną w oknie dialogowym:

• Należy - po kliknięciu na przycisk Przeglądaj - wybrać pliki, z których mają być importowane wyciągi
• Można podać pojedynczy plik lub archiwum ZIP zawierające wiele plików
• Klikając Dodaj plik można dodać dodatkowy plik do importu
• Klikając Usuń można usunąć wskazany plik z importu
• Po dodaniu plików do importu, należy podać swoje hasło i kliknąć Zatwierdź

Prawidłowo wczytany wyciąg nie wyświetli żadnych dodatkowych okien i komunikatów.

Funkcja ta służy do sporządzenia kopi zapasowej bazy danych. Po sporządzeniu takiej kopi, w przypadku poważnych problemów łatwo można przywrócić jej poprzedni, prawidłowy stan. W przypadku zaistnienia problemów prosimy kontaktować się z pomocą techniczną.

Funkcja ta jest zawsze dostępna (bez względu na wybraną zakładkę/moduł) w menu funkcje i służy odświeżeniu aktualnego widoku - powoduje ponowne wczytanie danych wyświetlanych w aktualnej zakładce programu. Program sam automatycznie odświeża buforowane dane gdy wprowadzamy zmiany, ale aplikacja WELES 3 jest wielodostępna i jednocześnie na tych samych danych może pracować wielu (więcej niż jeden) użytkowników. Wtedy właśnie przydaje się ta funkcjonalność, aby wczytać zmiany wprowadzone przez innych użytkowników systemu (dopóki tego nie zrobimy to nie będą one widoczne). Niemniej jednak, gdyby po wprowadzaniu danych pojawił się problem ze spójnością lub gdy mamy podejrzenia, że nie wszystkie dane są aktualne, najpewniej jest odświeżyć całe okno korzystając z kombinacji klawiszy: Ctrl + R - jest to zalecana praktyka. W skrajnych przypadkach - gdyby odświeżanie nie pomogło - należy się wylogować z systemu i zalogować ponownie.

Funkcja obsługi zgłoszeń w systemie WELES jest prostym - często przydatnym - interfejsem do porządkowania sobie różnorakich zgłoszeń (np. usterek). Dane tutaj wprowadzone są widoczne tylko w tym miejscu (nigdzie więcej).

Po wybraniu tej funkcji wyświetli się okno dialogowe obsługi zgłoszeń:

Kontrolka wstępnej selekcji zgłoszeń

W prawym górnym rogu znajduje się kontrolka z listą wyboru, dzięki której możemy zawęzić pole przeszukiwań zgłoszeń - domyślna wartość tego pola to Otwarte - aby wyświetlać tylko otwarte (nie zakończone) zgłoszenia.

Kolumna ze zgłoszeniami

Z lewej strony możemy wybrać istniejące zgłoszenie, aby dodać do niego wpis lub Nowe zgłoszenie aby wprowadzić całkowicie nowe (od początku). Z prawej strony zgłoszenia widoczna jest data ostatniej modyfikacji zgłoszenia. W środkowej części okna, poniżej pól do wprowadzania danych będą się wyświetlały istniejące wpisy dotyczące zgłoszenia z najświeższymi u góry.

Tytuł

Wpisujemy tytuł/nazwę zgłoszenia - najlepiej krótką i wymowną (np. awaria wody)

Zgłaszający

Nie ma możliwości wpisania nic w te pole - zgłaszającym jest zawsze osoba dokonująca wpisu nowego zgłoszenia.

Odpowiedzialny

Z listy administratorów można wybrać osobę odpowiedzialną za wybrane zgłoszenie (ew. zmienić).

Status

Z listy wybieramy status zgłoszenia. Zgłoszenia zakończone nie będą widoczne w domyślnym widoku lewej kolumny.

Dodaj wpis

Po kliknięciu na tą kontrolkę wyświetli się pole do wprowadzenia treści zgłoszenia i pole hasła do akceptacji.

Hasło(F12)

Gdy dokonamy wpisu, przechodzimy do pola hasła (np. naciskając F12), a następnie po jego wpisaniu naciskamy przycisk Dodaj aby dodać wpis do zgłoszenia.

Wprowadzone zgłoszenia powinny być od razu dostępne/widoczne.

Funkcja ta służy do zmiany hasła zalogowanego użytkownika/administratora. Po jej wybraniu otworzy się okno dialogowe zmiany hasła. Nowe hasło wprowadzane do systemu musi spełniać następujące warunki - podczas wprowadzania hasła będą one zmieniały kolor z czerwonego na zielony sygnalizując spełnienie warunku:

1. Hasło musi mieć przynajmniej 8 znaków
2. Hasło musi zawierać małe litery (co najmniej jedną)
3. Hasło musi zawierać wielkie litery (co najmniej jedną)
4. Hasło musi zawierać cyfry lub znaki specjalne (co najmniej jedną/jeden)
5. Powtórzone hasło musi być takie samo jak hasło
6. Hasło musi być inne niż obecne

W celu zmiany hasła należy:

• Wprowadzić nowe hasło w pole Nowe hasło
• Powtórzyć hasło w polu Powtórz nowe hasło
• Sprawdzić czy hasło spełnia warunki od 1 do 5 (powinny być one podświetlone na zielono)
• Jeżeli warunki od 1 do 5 są spełnione, można potwierdzić zmianę bieżącym hasłem wpisując je w pole Stare hasło
• Sprawdzić, czy nowe hasło nie jest tożsame ze starym (warunek 6)
• Nacisnąć klawisz Enter lub kliknąć na przycisk Zmień hasło

Opcji tej używamy do wylogowania się z systemu - zakończenia pracy z programem.

Poniżej przedstawiono zestawienie widoków aplikacji WELES 3, omówionych w tym rozdziale.