W3DOC FunkcjeWM

Funkcje w zakładce Administracja zawierają bardziej szczególne funkcjonalności aplikacji WELES i nie dotyczą działania programu jako całości - zmiany tu dokonywane mają charakter lokalny i dotyczą tylko wybranego zasobu (wspólnoty/nieruchomości). Przykładowo - Informacja dla właścicieli wprowadzona przy pomocy funkcji z tego menu będzie widoczna tylko dla właścicieli w danej nieruchomości/wspólnocie. Jeżeli chcielibyśmy, aby informacja ta była widoczna dla wszystkich (we wszystkich zasobach/nieruchomościach/wspólnotach) to należy skorzystać z siostrzanej funkcji Informacja dla właścicieli w menu Funkcje, zakładki/modułu Zasoby. Jeżeli istnieją siostrzane funkcje o takiej samej nazwie i podobnym działaniu jak przykładowo Treść na wydruku to bardziej szczegółowa jej implementacja będzie miała priorytet nad tą bardziej ogólną. I tak w przypadku funkcji Treść na wydruku zmiany wprowadzone poprzez funkcję dostępną w tym menu będą nadpisywały dane wprowadzone przy pomocy bardziej ogólnego odpowiednika dostępnego w menu Funkcje zakładki Zasoby - dane w systemie będą istniały nadal, natomiast na wydrukach będą się pojawiały tylko treści wprowadzone w zakładce Administracja (jako że mają wyższy priorytet/są bardziej szczegółowe). Jest zatem wskazane, aby przy pomocy tego menu wprowadzać dane, które są specyficzne dla danego zasobu (zakładka Administracja), natomiast do wprowadzania danych wspólnych/ogólnych - jeżeli jest to możliwe - należy używać menu Funkcje w zakładce Zasoby.

Do obsługi menu możemy używać zarówno myszki, jak i klawiatury - posługując się odpowiednimi skrótami. Przykładowo menu Funkcje wybieramy naciśnięciem klawisza F, następnie - z rozwiniętej listy kolejnym klawiszem skrótu - właściwą pozycję. I tak (przykładowo) aby wybrać pozycję Wydruki naciskamy W. Oczywiście, z czasem odstępy między naciśnięciem klawiszy będą stawały się coraz mniejsze i w efekcie, do wyboru właściwej opcji użytkownik/administrator będzie używać szybszych skrótów dwu-literowych, w tym przypadku: F + W = FW.

Funkcja Wydruki służy przygotowywaniu różnego rodzaju wydruków - raportów, zestawień, rozliczeń. Po jej wybraniu wyświetli się okno dialogowe wydruków.

Funkcja Wydruki należy do rozbudowanych i kluczowych funkcjonalności aplikacji WELES dlatego też została szczegółowo omówiona w rozdziale Wydruki. Korzystanie z menu Funkcje w zakładce/module Administracja jest preferowanym sposobem użycia tej funkcji (nad tą samą funkcją w zakładce Zasoby).

Przy pomocy tej funkcji możemy definiować podpowiedzi dla pola Tekst na liście dostępnych wydruków. Po jej wybraniu wyświetli się okno dialogowe edycji treści na wydrukach. Jeżeli są już zdefiniowane jakieś treści to zostaną one wyświetlone w listach pozycji - można je edytować/zmieniać. Funkcja ta ma priorytet nad tą samą funkcją w zakładce Zasoby i po wprowadzeniu danych tutaj, ogólne treści nie będą dostępne w wydrukach.

ID

Wybieramy numer dla podpowiedzi z zakresu 1-9 (taki jest dopuszczalny) - jeżeli jest jakiś wolny to możemy wpisać nową podpowiedź pod tym numerem. Jeśli jednak wszystkie numery ID są wykorzystane to musimy zastąpić którąś z istniejących pozycji wybierając jej ID (istniejący numer).

Tytuł

Wpisujemy tytuł do wprowadzanej treści, jeżeli nie chcemy, aby to pole zawierało tekst to wprowadzamy w nie - (myślnik) lub pustą spację.

Treść

W to pole wpisujemy treść, którą chcemy dołączać do wydruków. Aby wymusić przejście do następnej linii (Enter) na drukowanym dokumencie należy w tym miejscu zostawić pustą linię (2x Enter).

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do list pozycji i będzie możliwa dalsza edycja/dodawanie pozostałych/innych podpowiedzi (treści,tekstu).

Hasło(F12)

Po dokonaniu wszystkich stosownych zmian przechodzimy do pola hasła (np. naciskając klawisz F12), a następnie - po jego wprowadzeniu - klikamy przycisk Zatwierdź aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Dzięki tej funkcji możemy księgować naliczone należności, korekty (dane i stawki wstecz), rozliczenia liczników i kosztów.

Księgowanie

Wybieramy z listy, to co chcemy zaksięgować w systemie - Należności.

Data

Wybieramy miesiąc FK do zaksięgowania należności

Bazowy termin płatności

Ustawiamy datę bazowego terminu płatności - od tego terminu obowiązują odstępstwa z godnie z ustawieniami grupowymi dla wspólnoty i indywidualnymi dla właścicieli.

Dodaj

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie pól edycji do tabeli poniżej (list pozycji) i będzie możliwe dodanie innych księgowań.

Hasło(F12)

Po dodaniu wszystkich stosownych należności do zaksięgowania przechodzimy do pola hasła (np. naciskając klawisz F12), a następnie - po jego wprowadzeniu - klikamy przycisk Zatwierdź aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Prosta aczkolwiek wymowna analiza odczytanych stanów liczników w danej wspólnocie/nieruchomości - szczególnie przydatna przy prognozowaniu, wykrywaniu awarii, błędów, przekłamań i innych "patologii" związanych z odczytami lub działaniem liczników.

Minimalny współczynnik

Minimalna wartość, którą program będzie raportował przy wykazywaniu zmian w dziennym zużyciu dla poszczególnych liczników

Brakujące odczyty

Pokazuje, dla których liczników nie wprowadzono jeszcze odczytów

Mieszkanie

Numer mieszkania

Licznik

Numer licznika

Typ

Typ licznika

Ujemne zużycia

Pokazuje, z których liczników odczyty wykazują ujemne zużycia

Zużycie

Odczytane zużycie

Zmiany dziennego zużycia

Pokazuje na których licznikach odczyty wykazały znaczące zmiany (tzn. większe od minimalnego współczynnika) w zużyciu

Zużycie bieżące wartość dziennie

Wyliczone z odczytów bieżące (między przedostatnim i ostatnim odczytem) wartości dziennego zużycia

Zużycie bieżące dzienne skorygowane

???

Zużycie uprzednie wartości dzienne

Wyliczone z odczytów uprzednie (między wcześniejszym i przedostatnim odczytem) wartości dziennego zużycia

Współczynnik zmiany

Wyliczona zmiana w dziennym zużyciu

Funkcja Wylicz prognozy pozwala na automatyczne wyliczenie prognoz zużycia dla zainstalowanych liczników na podstawie zużycia które miało miejsce podczas ostatniego zamkniętego (przez zaksięgowanie korekty RL) okresu rozliczeniowego.

Element struktury

W tym polu możemy wybrać zarówno całą wspólnotę lub poszczególnych właścicieli.

Typ licznika

Określamy typ licznika dla którego program me wykonać dalej opisaną operację.

Od dnia

Ustawiamy datę od której system ma wykonać operację.

Operacja

Ustawiamy w tym polu żądaną operację którą system ma wykonać i wprowadzić na wcześniej określonym typie licznika.

Po ustawieniu odpowiednich wartości klikamy dodaj, następnie wprowadzamy inne pozycje lub wpisujemy hasło i zatwierdzamy zmiany.

Informacja dla właścicieli służy do przekazania właścicielom informacji w formie tekstu wyświetlanego w kolumnie Informacja (z prawej strony), który będzie widoczny po najechaniu kursorem na element o nazwie wspólnoty (np. CICHA 1), widoczny zaraz po zalogowaniu w kolumnie po lewej stronie stronie widoku dla właścicieli.

Treść informacji

Tutaj wpisujemy tekst, który chcemy aby był wyświetlany właścicielom w polu Informacja po wybraniu elementu z nazwą wspólnoty (np. CICHA 1) - najechaniu na niego kursorem.

Podgląd

Tutaj widzimy jak wpisana przez nas informacja będzie prezentowana właścicielom

Hasło(F12)

Po wprowadzeniu treści komunikatu przechodzimy do pola hasła (F12), a następnie - po jego wpisaniu - klikamy na przycisk Zatwierdź aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Opcja ta pozwala na import odczytów liczników z innego programu (np. z programu do obsługi liczników/podzielników ciepła), poprzez odpowiedni plik. Jest to zdecydowanie łatwiejsza metoda (zwłaszcza przy dużej liczbie lic3zników), niż wprowadzanie odczytów ręcznie za pomocą opcji Wprowadź odczyty z menu Zasoby zakładki Administracja.

Plik

Klikamy Przeglądaj..., aby wskazać plik do importu. Jeśli znamy ścieżkę dostępu do pliku i jest stosunkowo krótka to możemy ją wpisać w pole ręcznie.

Treść

Ewentualnie możemy wkleić (metodą kopiuj/wklej) treść pliku do pola Treść - zamiast wskazywać go w polu Plik.

Hasło

Wpisujemy hasło i klikamy przycisk Zatwierdź, żeby zatwierdzić import.

Dzięki tej opcji możliwe jest przeszukiwanie całej bazy danych systemu WELES, w poszukiwaniu wprowadzonej frazy tekstu.

Pozycji na stronę

Wybieramy ile ma być wyszukanych pozycji prezentowanych na jednej stronie

Przesunięcie

Pokazuje od której z odnalezionych pozycji zaczyna się aktualnie wyświetlana strona

Zapytanie

Tutaj wpisujemy to czego szukamy - to co chcemy odnaleźć gdzieś w bazie danych.

Wyszukaj

Klikamy na przycisk Wyszukaj aby przeszukać bazę danych pod kątem znalezienia treści zapytania

Poprzednie, Następne

Jeśli wyniki wyszukiwania nie mieszczą się na jednej stronie (jednym widoku okna) to można tymi przyciskami poruszać się po stronach z odnalezionymi frazami

UWAGA

Aby w ogóle możliwe było przeszukiwanie bazy danych, należy choć raz przeprowadzić Aktualizację wyszukiwań tekstu w menu Funkcje modułu Zasoby (zalecane jest robienie tego regularnie lub po wprowadzeniu do bazy danych kluczowych zmian).

Funkcja Użytkownicy służy do udzielania dostępu do systemu WELES właścicielom/najemcom lokali i została szczegółowo opisana w osobnym rozdziale - Udzielanie dostępu właścicielom.

Funkcja ta jest zawsze dostępna (bez względu na wybraną zakładkę/moduł) w menu funkcje i służy odświeżeniu aktualnego widoku - powoduje ponowne wczytanie danych wyświetlanych w aktualnej zakładce programu. Program sam automatycznie odświeża buforowane dane gdy wprowadzamy zmiany, ale aplikacja WELES 3 jest wielodostępna i jednocześnie na tych samych danych może pracować wielu (więcej niż jeden) użytkowników. Wtedy właśnie przydaje się ta funkcjonalność, aby wczytać zmiany wprowadzone przez innych użytkowników systemu (dopóki tego nie zrobimy to nie będą one widoczne). Niemniej jednak, gdyby po wprowadzaniu danych pojawił się problem ze spójnością lub gdy mamy podejrzenia, że nie wszystkie dane są aktualne, najpewniej jest odświeżyć całe okno korzystając z kombinacji klawiszy: Ctrl + R - jest to zalecana praktyka. W skrajnych przypadkach - gdyby odświeżanie nie pomogło - należy się wylogować z systemu i zalogować ponownie.

Dzięki tej funkcji można dodawać różnego rodzaju pliki/dokumenty do systemu, tak by były one dostępne dla właścicieli w zakładce Materiały informacyjne.

Po jej wybraniu wyświetli się okno dialogowe dodawania materiałów:

Plik

Po kliknięciu na przycisk Przeglądaj... należy wybrać plik, który ma być udostępniony. Oczywiście ścieżkę do pliku można podać też w sposób jawny - wpisując w pole.

Opis

Należy wprowadzić opis pliku, jaki będzie się wyświetlał właścicielowi.

Hasło

Aby zatwierdzić dodanie pliku wpisujemy swoje hasło i klikamy Zatwierdź

Można podejrzeć, czy dodane materiały są widoczne korzystając z opcji Widok podglądu użytkownika w zakładce/module Właściciele.

Edycja materiałów informacyjnych pozwala na zmianę opisu zamieszczonych materiałów lub ich usunięcie. Po wybraniu tej funkcji wyświetli się okno dialogowe edycji materiałów:

Materiały

Z listy dostępnych - wcześniej dodanych materiałów - wybieramy ten, na którym chcemy dokonać zmian w opisie lub usunąć.

Opis

Pole automatycznie wypełni się aktualnym opisem materiału informacyjnego, można dokonać zmian/poprawić - wpisać nowy opis.

Usuń

Tak/Nie - wybieramy, czy chcemy usunąć dany materiał z aplikacji.

Dodaj

Dodajemy bieżącą modyfikację do list pozycji - przepisujemy ich zawartość do tabeli poniżej - możemy teraz edytować/usuwać kolejne materiały.

Hasło(F12)

Gdy dokonamy już zmian na wszystkich interesujących nas materiałach informacyjnych przechodzimy do pola hasła (F12), a następnie - po jego wpisaniu - klikamy przycisk Zatwierdź aby zapisać zmiany w systemie.

Jak sama nazwa wskazuje funkcja ta służy do formalnego zakończenia roku księgowego dla aktywnej/wybranej wspólnoty.

Samo zamknięcie roku wykonuje się jednym działaniem - wpisaniem hasła w pole Hasło(F12) i kliknięciem na przycisk Zatwierdź. System jednak nie pozwoli na zamknięcie roku jeśli nie zostaną spełnione następujące warunki:

1. Wszystkie miesiące księgowe w Administracji oraz FK w danym roku muszą być zamknięte.
2. Muszą zostać zaksięgowane rozliczenia liczników (RL).
3. Muszą być zaksięgowane rozliczenia kosztów (RK).
4. Muszą zastać zaksięgowane odsetki

Program poinformuje, które z warunków są aktualnie spełnione wyświetlając je w kolorze zielonym oraz te, które nie są spełnione - na czerwono.

Funkcja obsługi zgłoszeń w systemie WELES jest prostym - często przydatnym - interfejsem do porządkowania sobie różnorakich zgłoszeń (np. usterek). Dane tutaj wprowadzone są widoczne tylko w tym miejscu (nigdzie więcej).

Po wybraniu tej funkcji wyświetli się okno dialogowe obsługi zgłoszeń:

Kontrolka wstępnej selekcji zgłoszeń

W prawym górnym rogu znajduje się kontrolka z listą wyboru, dzięki której możemy zawęzić pole przeszukiwań zgłoszeń - domyślna wartość tego pola to Otwarte - aby wyświetlać tylko otwarte (nie zakończone) zgłoszenia.

Kolumna ze zgłoszeniami

Z lewej strony możemy wybrać istniejące zgłoszenie, aby dodać do niego wpis lub Nowe zgłoszenie aby wprowadzić całkowicie nowe (od początku). Z prawej strony zgłoszenia widoczna jest data ostatniej modyfikacji zgłoszenia. W środkowej części okna, poniżej pól do wprowadzania danych będą się wyświetlały istniejące wpisy dotyczące zgłoszenia z najświeższymi u góry.

Tytuł

Wpisujemy tytuł/nazwę zgłoszenia - najlepiej krótką i wymowną (np. awaria wody)

Zgłaszający

Z listy właścicieli/najemców możemy wybrać osobę, która dokonała zgłoszenia lub zostawić wartość domyślną - BRAK (sugerując, że zgłoszenia dokonuje sam administrator)

Odpowiedzialny

Z listy administratorów można wybrać osobę odpowiedzialną za wybrane zgłoszenie (ew. ją zmienić).

Status

Z listy wybieramy status zgłoszenia. Zgłoszenia zakończone nie będą widoczne w domyślnym widoku lewej kolumny.

Dodaj wpis

Po kliknięciu na tą kontrolkę wyświetli się pole do wprowadzenia treści zgłoszenia i pole hasła do akceptacji.

Hasło(F12)

Gdy dokonamy wpisu, przechodzimy do pola hasła (np. naciskając F12), a następnie po jego wpisaniu naciskamy przycisk Dodaj aby dodać wpis do zgłoszenia.

Wprowadzone zgłoszenia powinny być od razu dostępne/widoczne.

Opcji tej używamy do wylogowania się z systemu - zakończenia pracy z programem.

Poniżej przedstawiono zestawienie widoków aplikacji WELES 3, omówionych w tym rozdziale.