W3DOC KK Naliczenia

Kategorie: W3DOC | W3DOC Książka Kucharska

Z WELES

Spis treści

1 Naliczenia

Naliczenia

Poniżej przedstawiono grupy czynności mające na celu doprowadzenie do przykładowego naliczenia obciążeń. Zostały one zaprezentowane w zalecanej kolejności, jeżeli jednak któraś z części jest już zrealizowana to można ją pominąć.

Nazwy stawek

Aby obejrzeć film instruktażowy na pełnym ekranie należy kliknąć myszką na odpowiedni przycisk, widoczny w prawym dolnym rogu odtwarzacza. Powrót do małego podglądu nastąpi po naciśnięciu klawisza Esc.

Przestrzeń nazw stawek jest wspólna dla wszystkich nieruchomości/wspólnot w programie - jest widoczna dla każdego (również nowo dodanego) elementu struktury. Jeżeli więc są już prawidłowo zdefiniowane stawki w systemie (np. dla innej nieruchomości), to można pominąć ten etap. Przykładowa definicja stawki wygląda następująco:

Przechodzimy do modułu Zasoby.
Z menu Elementy wybieramy pozycję Nazwy stawek - skrót klawiszowy ES.
Wyświetli się okno dialogowe edycji nazw stawek.
W pole Stawka wpisujemy nazwę stawki (np. ZW os).
W pole ID wprowadzamy unikalny numer stawki - pod tym numerem system będzie ją rozpoznawał. (np. 121) Jeżeli ID się powtórzy to system nadpisze istniejący wpis - w ten sposób można zmieniać definicję stawki.
Przechodzimy do pola Jednostka i z listy wybieramy jednostkę, wg której będą naliczane opłaty (PLN za jednostkę - zł/jednostka, np.os).
Dodajemy definicję stawki do listy pozycji klikając na przycisk Dodaj. Program doda wprowadzoną stawkę do listy pozycji i automatycznie powróci do pola Stawka.
Możemy teraz dodać kolejną definicję stawki do listy pozycji lub zmienić istniejącą (zaczynając od pkt.4).
Po dodaniu/wprowadzeniu wszystkich nazw stawek, przechodzimy do pola Hasło(F12) i klikamy przycisk Zatwierdź aby zapisać zmiany w systemie.

Nazwy algorytmów

Przestrzeń nazw algorytmów (podobnie jak stawek) jest wspólna dla wszystkich nieruchomości/wspólnot w programie - jest widoczna dla każdego (również nowo dodanego) elementu struktury. Jeżeli więc są już prawidłowo zdefiniowane algorytmy w systemie (np. dla innej nieruchomości), to można pominąć ten etap. Przykładowa definicja algorytmu wygląda następująco:

Przechodzimy do modułu Zasoby.
Z menu Elementy wybieramy pozycję Nazwy algorytmów - skrót klawiszowy EA.
Wyświetli się okno dialogowe edycji nazw algorytmów.
W pole Nazwa algorytmu wpisujemy nazwę algorytmu (np. Woda - opłata stała).
W pole ID wprowadzamy unikalny numer algorytmu - pod tym numerem system będzie go rozpoznawał. (np. 121) Jeżeli ID się powtórzy to system nadpisze istniejący wpis - w ten sposób można zmieniać definicję algorytmu.
Przechodzimy do pola Grupa należności i listy wybieramy właściwą dla algorytmu grupę należności (np.Media i eksploatacja).
W pole Konto przychodów wpisujemy 9-cyfrowy numer konta księgowego na którym ma być księgowany przychód z naliczenia (np.700120000000). Program sam zaproponuje konto w oparciu o nr ID - należy zweryfikować, czy jest poprawne i czy takie konto w systemie istnieje.
Podobnie w polu Konto kosztów wpisujemy 9-cyfrowy numer konta księgowego, na którym księgowane będą koszty pokrywane z przychodów ze zdefiniowanego algorytmu (np.400120000000). Program sam zaproponuje konto w oparciu o nr ID - należy zweryfikować, czy jest poprawne i czy takie konto w systemie istnieje.
Powinna być odpowiedniość konta przychodów i kosztów - powinny się one różnić tylko pierwszymi cyframi. Sprawdzamy czy tak jest.
W polu St.VAT wybieramy z listy właściwą stawkę podatku VAT.
Jeśli jest taka potrzeba to w pole PKWiU wpisujemy numer zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług.
Dodajemy definicję algorytmu do listy pozycji klikając na przycisk Dodaj. Program doda wprowadzony algorytm do listy pozycji i automatycznie powróci do pola Nazwa algorytmu.
Możemy teraz dodać kolejną definicję algorytmu do listy pozycji lub zmienić istniejącą (zaczynając od pkt.4).
Po dodaniu/wprowadzeniu wszystkich definicji algorytmów, przechodzimy do pola Hasło(F12) i klikamy przycisk Zatwierdź aby zapisać zmiany w systemie.

Wprowadzanie i edycja stawek

Zdefiniowane wcześniej stawki dodajemy już na poziomie wybranej wspólnoty/nieruchomości wprowadzając jednocześnie jej wartość. Stawki są dziedziczone z korzenia na liście struktury, pierwszeństwo ma najbliżej spokrewniona stawka. Przykładowe dodanie stawki wygląda następująco:

W zakładce Zasoby z drzewa struktury wybieramy nieruchomość, dla której będziemy wprowadzać stawki.
Przechodzimy do modułu Administracja.
Z menu Zasoby wybieramy pozycję Edytuj stawki - skrót klawiszowy ZK.
Wyświetli się okno dialogowe dodawania stawek.
Z pola Element struktury wybieramy element, dla którego chcemy dodać/wprowadzić stawkę. Jeśli chcemy, aby stawka obowiązywała dla całej nieruchomości/wspólnoty to wybieramy jej nazwę - korzeń drzewa (np. GŁOŚNA 7).
Przechodzimy do pola Stawka, gdzie z listy zdefiniowanych wybieramy stawkę dla której chcemy wprowadzić wartość (np. ZW Norma).
W polu Od dnia wybieramy datę od której dana wartość stawki ma obowiązywać (np.2006-01-01 - data założenia wspólnoty).
W pole Wartość wprowadzamy wartość liczbową stawki (najczęściej w PLN za jednostkę).
Przechodzimy do pola Typ i z listy wybieramy rodzaj wprowadzanej stawki (np. Brutto).
Dodajemy definicję algorytmu do listy pozycji klikając na przycisk Dodaj. Program doda wprowadzoną stawkę do listy pozycji i automatycznie powróci do pola Element struktury.
Możemy teraz dodać kolejną stawkę do listy pozycji lub zmienić istniejącą (zaczynając od pkt.5).
Po dodaniu/wprowadzeniu wszystkich stawek, przechodzimy do pola Hasło(F12) i klikamy przycisk Zatwierdź aby zapisać zmiany w systemie.

Wprowadzanie i edycja algorytmów

Zdefiniowane wcześniej algorytmy (podobnie jak stawki) dodajemy już na poziomie wybranej wspólnoty/nieruchomości wprowadzając jednocześnie metodę jego działania. Algorytmy (podobnie jak stawki) są dziedziczone z korzenia na liście struktury, pierwszeństwo ma najbliżej spokrewniony algorytm. Przykładowe dodawanie algorytmów wygląda następująco:

W zakładce Zasoby z drzewa struktury wybieramy nieruchomość, dla której będziemy wprowadzać algorytmy.
Przechodzimy do modułu Administracja.
Z menu Zasoby wybieramy pozycję Edytuj algorytmy - skrót klawiszowy ZA.
Wyświetli się okno dialogowe dodawania algorytmów.
Z pola Element struktury wybieramy element, dla którego chcemy dodać/wprowadzić algorytm. Jeśli chcemy, aby algorytm obowiązywał dla całej nieruchomości/wspólnoty to wybieramy jej nazwę - korzeń drzewa (np. GŁOŚNA 7).
Algorytm prosty - ilość pobrana z wartości pola:
1. Przechodzimy do pola Algorytm, gdzie z listy zdefiniowanych wybieramy algorytm, który chcemy wprowadzić (np. Opłata za ciepło).
2. Po przejściu do pola Ilość otworzy się ramka metody obliczania ilości.
3. Z listy w polu Dana wybieramy daną, której wartość posłuży jako ilość przy wyliczaniu należności (np. Powierzchnia użytkowa).
4. Klikamy Dodaj przy obsługiwanym polu, aby dodać daną do algorytmu. Pojawi się ona w polu podglądu metody.
5. Przechodzimy do pola Stawka w pasku głównym i w sposób analogiczny wybieramy stawkę, która będzie użyta do wyliczenia należności (np. CO m2).
6. Klikamy Dodaj przy obsługiwanym polu, aby dodać stawkę do algorytmu. Pojawi się ona w polu podglądu metody.
7. Pole Stawka licznikowa pozostawiamy bez zmian - z wartością Pusty.
Algorytm złożony - ilość wyliczana i algorytm licznikowy:
1. Przechodzimy do pola Algorytm, gdzie z listy zdefiniowanych wybieramy algorytm, który chcemy wprowadzić (np. Woda i ścieki).
2. Po przejściu do pola Ilość otworzy się ramka metody obliczania ilości.
3. Z listy w polu Dana wybieramy daną, której wartość posłuży do wyliczania ilości (np. Liczba osób).
4. Klikamy Dodaj przy obsługiwanym polu, aby dodać daną do algorytmu. Pojawi się ona w polu podglądu metody.
5. Z dostępnych po dodaniu danej działań wybieramy np. mnożenie (*).
6. Działanie zostanie dodane do podglądu metody, a kursor powróci do pola Dana.
7. Przechodzimy do pola Stawka (w ramce tworzenia metody wyliczania ilości) i wybieramy stawkę, której wartość zostanie przemnożona przez wybraną wcześniej daną w celu wyliczenia ilości.
8. Klikamy Dodaj przy obsługiwanym polu, aby dodać stawkę do algorytmu. Pojawi się ona w polu podglądu metody.
9. Przechodzimy do pola Stawka w pasku głównym i wybieramy stawkę, która będzie użyta do wyliczenia należności (np. ZW).
10. Klikamy Dodaj przy obsługiwanym polu, aby dodać stawkę do algorytmu. Pojawi się ona w polu podglądu metody.
11. W polu Stawka licznikowa w sposób analogiczny (jak to miało miejsce przy polu Stawka) wybieramy stawkę, która zostanie użyta do naliczenia prognozy lub rozliczenia zużycia licznikowego (np. ZW).
12. Pole Współczynnik pozostawiamy bez zmian - z wartością Pusty.
13. Z pola Grupa liczników wybieramy właściwą licznikowi grupę liczników (np. Woda).
14. W polu Typy liczników zaznaczamy (klawiszem spacji lub podwójnym kliknięciem) typy liczników, z których będą brane wartości do obliczenia naliczenia/rozliczenia ze stawką licznikową - wybieramy typy liczników dla tego algorytmu licznikowego.
W polu Od dnia wybieramy datę od której dany algorytm ma obowiązywać (np.2006-01-01 - data założenia wspólnoty).
Dodajemy algorytm do listy pozycji klikając na przycisk Dodaj. Program sam rozpocznie wprowadzanie następnego algorytmu i przejdzie do pola Element struktury.
Możemy teraz wprowadzić/dodać kolejny algorytm do list pozycji zaczynając od pkt.5.
Po dodaniu/wprowadzeniu wszystkich algorytmów, które chcieliśmy dołączyć do elementów struktury, przechodzimy do pola Hasło(F12) i klikamy przycisk Zatwierdź aby zapisać zmiany w systemie.

Naliczenie zaliczek

Po prawidłowym zdefiniowaniu i wprowadzeniu danych, stawek oraz algorytmów możemy przystąpić do naliczania obciążeń. Przykładowe naliczenie zaliczki wygląda następująco:

W zakładce Zasoby z drzewa struktury wybieramy nieruchomość, dla której będziemy naliczać zaliczki.
Przechodzimy do modułu Administracja.
Z drzewa struktury danej nieruchomości/wspólnoty wybieramy element, dla którego chcemy dokonać naliczeń (np. GŁOŚNA 7 - nazwa nieruchomości jeśli chcemy dokonać naliczeń dla wszystkich jej elementów).
Przechodzimy do paska z przyciskami i wybieramy Naliczenia. Pojawi się dodatkowa lista wyboru - Miesiąc.
Z listy miesięcy wybieramy ten dla którego chcemy wyliczyć naliczenia, miesiąc dla którego jeszcze nie zostały wyliczone naliczenia (np. Luty 2006).
Z dostępnego teraz menu Obciążenia wybieramy opcję Nalicz zaliczki - skrót klawiszowy ON.
Program automatycznie dokona naliczeń na wybrany miesiąc i wyświetli rezultat w ramce informacyjnej.
Można powtórzyć czynności i wyliczyć zaliczki dla innego elementu struktury lub innego miesiąca. Można również podejrzeć naliczenia i wykonać ich próbny wydruk przed zaksięgowaniem:
1. Wybieramy opcję Wydruki z menu Funkcje.
2. Po otwarciu się okna wydruków wybieramy zakładkę Osoby.
3. Następnie wybieramy wydruk Naliczenia.
4. Z listy w polu Miesiąc w Naliczeniach wybieramy naliczenia za wybrany miesiąc (np. Naliczenia Luty 2006).
5. Klikamy na podgląd wydruku.
6. Otwieramy i przeglądamy wygenerowany dokument.
Naliczenia na wybrany miesiąc można usunąć ze wskazanego elementu wybierając opcję Kasuj zaliczki z menu Obciążenia.

Terminy płatności

Sama data księgowania dokumentu (np. obciążenia) nic właścicielowi nie mówi. Jest tylko umowną, pozbawioną jakichkolwiek konsekwencji (dla właściciela) datą przyjętą na potrzeby prowadzenia księgowości. To terminy płatności są wiążące dla właścicieli, gdyż stanowią podstawę naliczania odsetek i z tego powodu podgląd właścicielski oraz domyślne ustawienia wydruków w programie weles pokazują zaksięgowane obciążenia zgodnie z przyjętym podczas księgowania wynikowym terminem płatności. Sposób ustalania i algorytm wyznaczania terminów płatności przedstawiony poniżej dotyczy w szczególności obciążeń, gdyż w przypadku ewentualnych zwrotów termin zapadalności jest natychmiastowy - następnego dnia po rozliczanym okresie, aby zaraz po zaksięgowaniu dokumentu zwrócić nadpłatę właścicielom i zminimalizować ryzyko naliczenia ewentualnych odsetek. Jest to szczególnie ważne, właśnie ze względu na właścicieli, gdyż często zdarza się, że potrącają sobie nadpłatę wcześniej (np. zmniejszając wpłatę kolejnej zaliczki) - tworząc na swoim koncie księgowym niedopłatę - co w normalnych warunkach skutkuje zazwyczaj prawidłowym i zgodnym z prawem naliczeniem odsetek ustawowych. Oczywiście wspomniane wcześniej zwroty mogą się zdarzyć tylko i wyłącznie w przypadku księgowania korekty lub rozliczenia, a w przypadku zaliczek (naliczeń) mamy z reguły do czynienia głównie ze zwykłymi obciążeniami (dopłaty/zapłaty), dla których ustalanie i wyznaczanie terminu zostało szczegółowo omówione w tym paragrafie.

Zacznijmy od krótkiego opisu algorytmu wyznaczającego termin płatności:

Przy księgowaniu podajemy (lub akceptujemy zaproponowaną przez system) datę, która nazywa się Bazowy termin płatności i stanowi punkt wyjścia przy obliczaniu wyjściowego terminu płatności.
System następnie sprawdza przy księgowaniu należności konkretnego właściciela, czy ten nie ma ustawionego indywidualnego terminu płatności i jeśli dany człowiek ma taki termin zdefiniowany (zero to nie to samo co "nie ma") to podana wartość jest dodawana do bazowego terminu płatności i księgowana.
Jeżeli właściciel nie ma (najczęściej) zdefiniowanego takiego indywidualnego terminu to do bazowego terminu płatności dodawane jest ustawienie terminu płatności dla całej wspólnoty i pozycja jest księgowana.

Konsekwencje - wynikające z takiej konstrukcji algorytmu:

Jeśli właściciel ma zdefiniowany indywidualny termin płatności to jest on dodawany do bazowego terminu płatności i księgowany niezależnie od ustawień ogólno-wspólnotowych.
Jeśli właściciele nie mają zdefiniowanych indywidualnych terminów, ale jest zdefiniowany różny od zera wspólnotowy termin płatności to zawsze księgowane terminy będą się różnić od bazowego terminu płatności o tę właśnie wartość.
Zarówno w przypadku indywidualnych, jak i wspólnotowych terminów płatności system zezwoli na wprowadzenie wartości ujemnych.

Przykłady:

Niech bazowym terminem będzie 2009-11-14, termin wspólnotowy jest ustawiony na 0 (zero), a p.Kowalski ma indywidualny termin -7 (minus siedem). To wszystkim za wyjątkiem p.Kowalskiego, który będzie miał termin płatności na 2009-11-07 (bo 14 - 7 = 7), zostanie zaksięgowany bazowy termin płatności (2009-11-14).
Niech bazowym terminem będzie pierwszy dzień miesiąca (najczęściej) 2009-11-01, termin wspólnotowy jest ustawiony na 14 (czternaście), a p.Nowak ma indywidualny termin 7 (siedem). Wtedy, p.Nowak będzie miał termin płatności dnia 2009-11-08 (bo 1 + 7 = 8), a wszyscy pozostali będą mieli zaksięgowany termin 2009-11-15 (bo 1 + 14 = 15).
Niech bazowym terminem będzie pierwszy dzień miesiąca (najczęściej) 2009-11-01, chcemy aby właściciele otrzymujący Zawiadomienie mieli termin płatności na 2009-11-10, natomiast firmy wynajmujące dostawały pełne 14 dni na zapłatę za Faktury VAT/Rachunki (do 2009-11-15). Wtedy należy odpowiednio ustawić terminy wspólnotowe oddzielnie dla dokumentu Zawiadomienie na 9 dni oraz po 14 dni dla dokumentów Faktura VAT i Rachunek.

Załóżmy teraz, że przy księgowaniu naliczeń chcemy zawsze mieć 14-sto dniowe terminy płatności (do 15-go każdego miesiąca). Poniżej przedstawiono przykładowe ustawienie takiego terminu płatności:

(Opcjonalnie) Odświeżamy widok główny aplikacji naciskając Ctrl + R - zostanie odświeżona pamięć podręczna okna.
W zakładce Zasoby z drzewa struktury wybieramy nieruchomość, dla której będziemy ustawiali wspólnotowe terminy płatności.
Przechodzimy do modułu Administracja.
Z menu Elementy wybieramy pozycję Terminy płatności - skrót klawiszowy ET.
Otworzy się okno dialogowe edycji terminów płatności.
W polu Dokument wybieramy Zawiadomienie.
W pole Dni wprowadzamy nową, prawidłową wartość - 14 dni.
Klikamy na przycisk Dodaj aby przepisać wprowadzone dane do listy pozycji. Możemy teraz powtórzyć czynności i w analogiczny sposób wprowadzić termin dla Faktury VAT oraz Rachunku.
Gdy mamy już wprowadzone terminy to przechodzimy do pola Hasło(F12), wprowadzamy je i klikamy Zatwierdź aby zapisać wprowadzone zmiany w systemie.

Księgowanie naliczenia

Jeżeli mamy już naliczone zaliczki na dany miesiąc i są prawidłowo ustalone terminy płatności

(Opcjonalnie) Odświeżamy widok główny aplikacji naciskając Ctrl + R - zostanie odświeżona pamięć podręczna okna.
W zakładce Zasoby z drzewa struktury wybieramy nieruchomość, dla której będziemy księgowali naliczenia.
Przechodzimy do modułu Administracja.
Klikamy na przycisk Naliczenia, aby sprawdzić czy są jakieś naliczenia do zaksięgowania - zostaną one wyświetlone w części informacyjnej okna głównego.
Z menu Funkcje wybieramy pozycję Księguj należności - skrót klawiszowy FK.
Wyświetli się okno dialogowe księgowania.
W polu Księgowanie wybieramy Należności.
Pole Data powinno się automatycznie ustawić na właściwy miesiąc, w którym mają być zaksięgowane naliczenia - zawsze profilaktycznie sprawdzamy.
W polu Bazowy termin płatności powinien się pojawić proponowany termin i należy go ustawić w zależności od potrzeb - sposób ustalania terminów płatności został szczegółowo omówiony w poprzedniej sekcji. W naszym przypadku - przykład zdefiniowanego 14 dniowego terminu w poprzedniej sekcji - pozostawiamy ustawienie domyślne (tak aby terminy płatności były na 15-ego).
Klikamy na przycisk Dodaj, aby dodać wprowadzane pola do listy pozycji - wartości będą widoczne w tabeli poniżej.
Jeżeli wprowadzone w polach wartości się zgadzają to przechodzimy do pola Hasło(F12), wprowadzamy je i klikamy na przycisk zatwierdź, aby zaksięgować dokument w systemie.
Poprawnie zaksięgowany dokument naliczeń powinien być od razu widoczny w zakładce Dokumenty.