W3DOC KK Rozliczenie Kosztów

Kategorie: W3DOC | W3DOC Książka Kucharska

Z WELES

Spis treści

1 Rozliczenie Kosztów (RK)

Rozliczenie Kosztów (RK)

Poniżej przedstawiono grupy czynności mające na celu doprowadzenie do przykładowego rozliczenia kosztów. Zostały one zaprezentowane w zalecanej kolejności, jeżeli jednak któraś z części jest już zrealizowana to można ją pominąć.

Terminy rozliczeń

Aby obejrzeć film instruktażowy na pełnym ekranie należy kliknąć myszką na odpowiedni przycisk, widoczny w prawym dolnym rogu odtwarzacza. Powrót do małego podglądu nastąpi po naciśnięciu klawisza Esc.

Aby możliwe było rozliczenie kosztów, należy najpierw wprowadzić termin rozliczenia kosztów. Przykładowe wprowadzenie terminów rozliczeń wygląda następująco:

(Opcjonalnie) Odświeżamy widok główny aplikacji naciskając Ctrl + R - zostanie odświeżona pamięć podręczna okna.
Z drzewa struktury w zakładce Zasoby wybieramy nieruchomość, dla której będziemy wprowadzać terminy rozliczeń kosztów.
Przechodzimy do modułu Administracja.
Z menu Elementy wybieramy pozycję Terminy rozliczeń kosztów - skrót klawiszowy ER.
Otworzy się okno dialogowe edycji terminów rozliczeń kosztów.
W polu Należność wybieramy algorytm/należność, dla której będziemy wprowadzać termin rozliczenia (np. Utrzymanie nieruchomości wspólnej).
W polu Data rozliczenia wybieramy miesiąc, na koniec którego ma zostać wykonane rozliczenie (np. Luty 2009).
Klikamy na przycisk Dodaj aby dodać termin rozliczenia. Będzie on widoczny poniżej.
Analogicznie możemy teraz wprowadzić termin rozliczenia dla innej należności lub zmodyfikować wprowadzony.
Aby zapisać zmiany w systemie przechodzimy do pola Hasło(F12), wprowadzamy swoje hasło i klikamy Zatwierdź.

Wydruk stanu rozliczeń

Wydruk ten może być BARDZO POMOCNY przy rozliczeniach kosztów i pokazuje jak wygląda stan rozliczeń w danym miesiącu FK. Jego przygotowanie wygląda następująco:

(Opcjonalnie) Odświeżamy widok główny aplikacji naciskając Ctrl + R - zostanie odświeżona pamięć podręczna okna.
Z drzewa struktury w zakładce Zasoby wybieramy nieruchomość, dla której będziemy drukować stan rozliczeń.
Przechodzimy do modułu Administracja.
Z menu Funkcje wybieramy pozycję Wydruki - skrót klawiszowy FW.
Otworzy się okno dialogowe funkcji wydruków.
Przechodzimy do zakładki Wspólnoty.
Wybieramy (podwójnym kliknięciem lub klawiszem spacji) wydruk Rozliczenie. Powinien (od razu) zostać dodany do ramki kompozycji wydruku (po prawej stronie).
W polu Miesiąc, wydruku rozliczenia wybieramy miesiąc FK.
Jeżeli pozostałe ustawienia wydruku są poprawne to klikamy na przycisk Podgląd wydruku (F12).
Przesłany plik (najczęściej PDF) możemy otworzyć i przejrzeć.

podgląd raportu

Okno rozliczania kosztów

Przy pomocy tego okna definiujemy co i w jaki sposób chcemy rozliczyć.

Należność: Z listy wybieramy algorytm/należność do rozliczenia. Wyświetlone będą tylko te, dla których został wprowadzony termin rozliczenia (patrz wyżej). Obok nazwy rozliczanego składnika podany jest również zakres rozliczenia (daty).
Element struktury: Z pola rozwijanego wybieramy element struktury, dla którego dokonujemy rozliczenia. Najczęściej jest to cała nieruchomość lub jej podgrupy (np. pożytki, lokale, mieszkania, garaże, itp.).
Typ: W tym polu wybieramy typ rozliczenia, czyli jak ma zostać rozliczona i jak będzie wprowadzona wartość:

	pełny koszt	różnica
Obciążenia	jako wartość wprowadzamy całość poniesionych kosztów z tytułu należności i zostanie ona rozliczona proporcjonalnie wg zaksięgowanych dokumentów obciążeniowych (zaliczek, korekt, RL, itp.)	jako wartość wprowadzamy różnicę między poniesionymi kosztami a przychodami z tytułu należności (saldo z minusem) i zostanie ona rozliczona proporcjonalnie wg zaksięgowanych dokumentów obciążeniowych (zaliczek, korekt, RL, itp.)
Algorytm	jako wartość wprowadzamy całość poniesionych kosztów z tytułu należności i zostanie ona rozliczona wg wprowadzonego dalej algorytmu, wskazanej danej/stawki lub równomiernie (Algorytm: Pusty), zachowując oczywiście proporcje wynikające z ilości dni posiadania tytułu prawnego do lokalu	jako wartość wprowadzamy różnicę między poniesionymi kosztami a przychodami z tytułu należności (saldo z minusem) i zostanie ona rozliczona wg wprowadzonego dalej algorytmu, wskazanej danej/stawki lub równomiernie (Algorytm: Pusty), zachowując oczywiście proporcje wynikające z ilości dni posiadania tytułu prawnego do lokalu

Sposób: Wybieramy sposób w jaki ma zostać rozdzielona wartość:

Łącznie	rozliczenie zostanie przeprowadzone razem dla lokali z licznikami i ryczałtowych
Ryczałt	rozliczenie zostanie przeprowadzone tylko dla lokali ryczałtowych (bez licznika - patrz na uwagę poniżej)
Licznik	rozliczenie zostanie przeprowadzone tylko dla lokali posiadających licznik (patrz na uwagę poniżej)
Licznik + ryczałt	rozliczenie zostanie przeprowadzone oddzielnie dla lokali z licznikami i ryczałtowych, pojawi się możliwość wprowadzenia dwóch wartości - dla lokali ryczałtowych i licznikowych oddzielnie

UWAGA

Rozliczenie z licznikiem (Licznik, Licznik + ryczałt) jest możliwe tylko wtedy (takie lokale będą brane za "licznikowe"), gdy:

obowiązujący algorytm za dany składnik (należność) zawiera algorytm licznikowy
istnieje w lokalu/mieszkaniu w danym okresie czasu (rozliczenia) licznik zawarty w ww. algorytmie

W pozostałych przypadkach lokal/mieszkanie traktowane jest jako ryczałtowe w świetle tej należności/algorytmu.

Wartość: W pole to wprowadzamy wartość/kwotę do rozliczenia między lokale ryczałtowe (pole aktywne gdy wybrany sposób rozliczenia to Ryczałt lub Licznik+ryczałt).
Wartość licznik: W to pole wprowadzamy wartość/kwotę do rozliczenia między lokale licznikowe (pole aktywne gdy wybrany sposób rozliczenia to Licznik lub Licznik+ryczałt).
Dodaj: Klikając na przycisk przenosimy wprowadzane dane do listy pozycji.
Hasło(F12): Aby zatwierdzić/wprowadzić cały dokument podajemy hasło i klikamy przycisk Zatwierdź.

Przykładowe RK

Poniżej przedstawiono przykładowe wprowadzenie rozliczenia kosztów, szczegółowy opis okna RK znajduje się powyżej. Zaprezentowane rozliczenie ma charakter poglądowy i pokazuje jak dokonać rozliczenia wg przykładowej danej (powierzchni użytkowej) w sposób łączny (bez podziału na licznik i ryczałt).

(Opcjonalnie) Odświeżamy widok główny aplikacji naciskając Ctrl + R - zostanie odświeżona pamięć podręczna okna.
Z drzewa struktury w zakładce Zasoby wybieramy nieruchomość, dla której będziemy wykonywać rozliczenie kosztów.
Przechodzimy do modułu Administracja.
Na pasku przycisków wybieramy Rozliczenia.
Sprawdzamy czy na liście Rozliczenie kursor znajduje się na pozycji Bieżące.
Z dostępnego teraz menu Obciążenia wybieramy pozycję Rozliczenia kosztów - skrót klawiszowy OR.
Otworzy się okno dialogowe rozliczeń kosztów.
W polu Należność wybieramy z listy składnik, dla którego chcemy dokonać rozliczenia kosztów (np. Opłata za ciepło - w nawiasach jest dodatkowo wskazany początek i koniec rozliczanego okresu).
Następnie wybieramy Element struktury (np. CICHA 1) - istnieje możliwość wprowadzenia rozliczenia dla całej nieruchomości lub dla wybranych elementów struktury.
W polu Typ wybieramy jak ma zostać wykonane rozliczenie - czy wg wprowadzonego dalej algorytmu, stawki lub danej (Algorytm), czy też wg zaksięgowanych obciążeń (Obciążenia - zaksięgowane naliczenia/korekty). Pełny koszt/różnica - decydujemy czy rozliczana i wprowadzana dalej wartość będzie sumą obrotów na odpowiednim koncie kosztów [400] (Pełny koszt), czy też będzie wprowadzona jako różnica w obrotach między odpowiednim kontem kosztów [400] i kontem przychodów [700] (Różnica).
Następnie wybieramy Sposób rozliczenia - decydujemy czy wprowadzana dalej wartość będzie rozliczana dla ryczałtu i licznika razem (Łącznie), tylko dla jednej z tych grup (Ryczałt/Licznik), czy też chcemy rozliczyć je razem, ale podając 2 oddzielne kwoty - dla rozliczenia ryczałtu i licznika osobno (Licznik+Ryczałt).
W polu Algorytm możemy wprowadzić indywidualny algorytm wg którego będziemy chcieli rozliczyć wprowadzoną dalej kwotę, wybrać daną lub stawkę. Zostawienie pustego pola spowoduje rozliczenie równomiernie. W tym przykładzie posłużymy się najbardziej popularną formą rozliczania (wg powierzchni użytkowej mieszkań) - w polu Dana wybieramy z listy Powierzchnia użytkowa i klikamy na przycisk Dodaj.
Pole Algorytm zostanie wypełnione identyfikatorem wprowadzonej danej D1 - (D)ana nr 1. Przy takiej konstrukcji, algorytm rozliczania składa się wyłącznie z jednej danej (kwoty rozliczenia zostaną podzielone proporcjonalnie wg wskazanej w algorytmie danej). Klawiszem TAB przechodzimy do następnej kontrolki. Istnieje oczywiście możliwość wprowadzenia bardziej złożonego algorytmu - obsługa pola jest identyczna jak przy wprowadzaniu algorytmu do składników naliczeń (instrukcja znajduje się tutaj).
W polu Wartość system spróbuje nam podpowiedzieć właściwą kwotę do rozliczenia na podstawie dotychczas ustawionych opcji oraz stanu odpowiednich kont przychodów i kosztów związanych z rozliczanym składnikiem. Zazwyczaj podpowiada on poprawne wartości, ale trzeba je KONIECZNIE zweryfikować z wykonanym wcześniej wydrukiem stanu rozliczeń. Istnieje oczywiście możliwość usunięcia kwoty podpowiadanej przez system i wprowadzenia dowolnej wartości z klawiatury - jest to szczególnie przydatne podczas oddzielnego rozliczania składnika dla kilku elementów struktury (z reguły, wprowadzamy wtedy własne wartości). W przykładzie tym użyjemy kwoty, którą podpowiada nam system (np. 2832,79).
W polu Typ VAT wybieramy rodzaj wprowadzonej stawki/wartości. Najczęściej jest to kwota Brutto (w przypadku wspólnot nie będących płatnikami VAT), natomiast w przypadku rozliczeń z VAT należy podać odpowiedni typ VAT wprowadzanej wartości.
Klikamy na przycisk Dodaj - wprowadzone dane zostaną dodane do tabeli pozycji.
Weryfikujemy, czy wprowadzone dane są zgodne z tym, co chcieliśmy wprowadzić. W analogiczny sposób można dodać kolejne składniki do rozliczenia.
Po wprowadzeniu wszystkich należności które chcielibyśmy rozliczyć przechodzimy do pola Hasło(F12), wpisujemy je i klikamy na przycisk Zatwierdź aby zapisać wprowadzone rozliczenie w systemie.

Naliczanie korekt i podgląd wydruku

Jeśli rozliczenie kosztów zostało wprowadzone poprawnie i zapisane w systemie to można przystąpić do naliczenia korekty. Przykładowe naliczenie korekty RK wygląda następująco:

(Opcjonalnie) Odświeżamy widok główny aplikacji naciskając Ctrl + R - zostanie odświeżona pamięć podręczna okna.
Z drzewa struktury w zakładce Zasoby wybieramy nieruchomość, w której będziemy naliczali rozliczenie.
Przechodzimy do modułu Administracja.
Na pasku przycisków wybieramy Rozliczenia.
Sprawdzamy czy na liście Rozliczenie kursor znajduje się na pozycji Bieżące.
Z dostępnego teraz menu Obciążenia wybieramy pozycję Korekty RL+RK - skrót klawiszowy OK.
Zostanie automatycznie wyliczona korekta, a jej pozycje zostaną wyświetlone w ramce informacyjnej poniżej.
Możemy teraz zobaczyć jak wygląda wydruk takiego rozliczenia.
1. W tym celu wybieramy z menu Funkcje pozycję Wydruki - skrót klawiszowy FW.
2. Otworzy się okno dialogowe funkcji wydruków.
3. Przechodzimy do zakładki Osoby.
4. Wybieramy (podwójnym kliknięciem lub klawiszem spacji) wydruk Naliczenia. Powinien (od razu) zostać dodany do ramki kompozycji wydruku (po prawej stronie).
5. W polu Miesiąc, wydruku Naliczeń wybieramy Rozliczenie bieżące.
6. Jeżeli pozostałe ustawienia wydruku są poprawne to klikamy na przycisk Podgląd wydruku (F12).
7. Przesłany plik (najczęściej PDF) możemy otworzyć i przejrzeć.
  
  podgląd raportu
Możemy również usunąć to (Bieżące) rozliczenie wybierając z menu Obciążenia pozycję Kasuj korekty - skrót klawiszowy OU.

Księgowanie RK

Jeżeli stwierdzimy, że z wyliczonym rozliczeniem kosztów jest wszystko w porządku to możemy je zaksięgować w systemie FK. Przykładowe księgowanie korekty RK wygląda następująco:

(Opcjonalnie) Odświeżamy widok główny aplikacji naciskając Ctrl + R - zostanie odświeżona pamięć podręczna okna.
Z drzewa struktury w zakładce Zasoby wybieramy nieruchomość, dla której będziemy księgować rozliczenie kosztów (RK).
Przechodzimy do modułu Administracja.
Z menu Funkcje wybieramy pozycję Księguj należności - skrót klawiszowy FK.
Otworzy się okno dialogowe księgowań.
Z listy w polu Księgowanie wybieramy Korekty RL+RK.
Pole Data powinno się automatycznie ustawić na właściwy miesiąc rozliczenia (np. Luty 2009) - sprawdzamy.
W polu Bazowy termin płatności wprowadzamy bazową datę terminu płatności - od tego terminu obowiązują odstępstwa z godnie z ustawieniami grupowymi dla wspólnoty i indywidualnymi dla właścicieli.
Dodajemy wprowadzaną pozycję do listy księgowanych dokumentów klikając na przycisk Dodaj.
Jeśli tylko ten dokument chcemy zaksięgować to przechodzimy do pola Hasło(F12), wprowadzamy je, a następnie klikamy na przycisk Zatwierdź.
Przygotowanie wydruku zaksięgowanego RK wygląda podobnie, do przedstawionego wyżej z tą różnicą, że teraz będzie on dostępny z także z zakładki Dokumenty okna wydruków.