W3DOC KK Zakończenie roku

Pierwszym etapem na drodze do zakończenia roku jest poprawne wykonanie i zaksięgowanie rozliczenia liczników (RL) oraz rozliczenia kosztów (RK).

Rozliczenia te mogą zostać zaksięgowane jako dwa osobne dokumenty (tak jak jest to widoczne na obrazku z lewej strony). Wtedy najpierw księgujemy rozliczenie liczników, a następnie przystępujemy do rozliczenia kosztów.

Można też spróbować wykonać takie rozliczenie jednym dokumentem - korekta RL+RK - jest to jednak trudniejsze i nie zawsze akceptowalne rozwiązanie. W przypadku takiego rozliczenia, należy wyliczyć dla mediów licznikowych stawki wynikowe (tzw. po kosztach) i wprowadzić wstecz (ręcznie, za cały rozliczany okres). Dla pozostałych rozliczanych składników wprowadzamy zwykłe rozliczenie kosztów. Dla algorytmu licznikowego - przy jednoczesnym rozliczaniu liczników i kosztów (jednym księgowaniem/dokumentem) - nie ma możliwości wykonania programowego rozliczenia kosztów !!! Dlatego właśnie potrzebne są stawki, które rozliczą media "na zero" wg faktycznego zużycia, ale bez formalnego rozliczania kosztów.

Instrukcję dotyczącą rozliczenia liczników (RL) można znaleźć tutaj, natomiast instrukcja do rozliczenia kosztów (RK) znajduje się tutaj.

Aby obejrzeć film instruktażowy na pełnym ekranie należy kliknąć myszką na odpowiedni przycisk, widoczny w prawym dolnym rogu odtwarzacza. Powrót do małego podglądu nastąpi po naciśnięciu klawisza Esc.

Przed przystąpieniem do naliczania odsetek lub księgowania wynikowego należy najpierw pozamykać wszystkie miesiące w module FK programu Weles 3. Zamknięcie miesiąca FK powoduje, brak możliwości wprowadzania i księgowania w nim nowych dokumentów i jest niezbędne do prawidłowego wykonania automatycznych przeksięgowań oraz naliczenia odsetek. Ponadto, przy księgowaniu wynikowym, czy kończeniu roku niezbędne jest zamknięcie wszystkich miesięcy od stycznia do grudnia włącznie. Na raz można wykonać księgowanie TYLKO jednego miesiąca FK, a więc czynność należy wykonać ponownie, aby zaksięgować kolejny miesiąc.

1. Po zalogowaniu zaczynamy od wyboru nieruchomości/wspólnoty, w której będziemy zamykać/księgować miesiące FK.
   
2. Następnie przechodzimy do zakładki Administracja.
   
3. Z dostępnego w administracji menu Funkcje wybieramy opcję Księguj należności.
   
4. W oknie księgowania z listy pola Księgowanie wybieramy opcję Miesiąc FK. Jeśli nie pojawi się taka opcja do wyboru, to oznacza to, że wszystkie miesiące dla których są zaksięgowane należności (zaliczki) są już najprawdopodobniej zamknięte w FK (lub nie mamy zaksięgowanych zaliczek jeszcze w ogóle).
   
5. Tabulatorem (klawisz TAB) przechodzimy do następnego pola o nazwie Data - system powinien sam podpowiedzieć właściwy miesiąc, nie dokonujemy tutaj zmiany (nie ma takiej możliwości).
   
6. Następnie dodajemy wprowadzoną pozycję klikając na przycisk Dodaj.
   
7. Jeśli wprowadzone dane zostały dodane do listy pozycji (pod nagłówkiem) to zmiany należy zatwierdzić przez wprowadzenie hasła(F12) oraz zatwierdzenie klawiszem Enter lub kliknięciem na przycisk Zatwierdź.
   
8. Jeśli okno zostało zamknięte, a system nie wyświetlił komunikatu o błędzie to znaczy, że miesiąc został zamknięty w module FK programu - możliwe jest wykonanie automatycznych przeksięgowań lub naliczenia odsetek na koniec zamkniętego okresu. Można też wykonać ww czynności ponownie celem zamknięcia kolejnego miesiąca. Jeśli miesiące nie były zamykane regularnie to na koniec roku należy tę czynność wykonać kilka a nawet kilkanaście razy - tak aby zamknąć FK do końca zamykanego roku, czyli do grudnia włącznie.
9. (opcjonalnie) Dodatkowym sprawdzeniem zamknięcia miesięcy może być przejście do modułu Dokumenty i próba dodania/wprowadzenia dokumentu księgowego przez opcję Dodaj dokument w menu Dokumenty. System powinien sam podpowiedzieć datę księgowania na pierwszy dzień po zamkniętym miesiącu, czyli pierwszy dzień nie zamkniętego jeszcze w FK okresu.
   

Jeśli wspólnota ma zamiar naliczyć odsetki od nieterminowych w płat w minionym roku to bezwzględnie należy wykonać tę czynność przed programowym zakończeniem roku, gdyż nie będzie możliwości naliczenia odsetek za miniony rok po jego zakończeniu. Odsetki naliczamy po zamknięciu wszystkich miesięcy w minionym roku, natomiast miesiące nowego roku powinny pozostać otwarte (w FK) ponieważ odsetki są księgowane zawsze na koniec ostatniego zamkniętego miesiąca FK.

Instrukcję dotyczącą naliczenia i zaksięgowania odsetek można znaleźć tutaj.

Aby obejrzeć film instruktażowy na pełnym ekranie należy kliknąć myszką na odpowiedni przycisk, widoczny w prawym dolnym rogu odtwarzacza. Powrót do małego podglądu nastąpi po naciśnięciu klawisza Esc.

Po zamknięciu wszystkich miesięcy minionego roku w module FK i ewentualnym zaksięgowaniu odsetek należy wykonać księgowanie wynikowe - zaksięgować właściwy dokument (lub dokumenty) KW. Księgowanie wynikowe można wykonywać iteracyjnie celem zaksięgowania wyniku na kilka różnych kont. Księgowanie takie ma zastosowanie, gdy przykładowo wynik z kont 400/700 funduszu remontowego (FR) chcemy umieścić na innym koncie wynikowym niż ogólny wynik finansowy. Niniejsza instrukcja pokaże jak wykonać takie księgowanie na 2 kontach wynikowych (oddzielnym na FR) w dwóch dokumentach. Oczywiście, nie ma limitu na ilość dokumentów KW i operacja taka może zostać przeprowadzona więcej razy - jeśli są salda, które chcemy wyróżnić i umieścić poza głównym kontem wyniku finansowego (najczęściej jest to konto nr 860).

Poniżej przedstawiono przykładowe wykonanie KW w 2 dokumentach - z księgowaniem FR na oddzielnym koncie (poza głównym kontem wyniku finansowego).

1. Zaczynamy od wyboru nieruchomości/wspólnoty, w której będziemy wykonywali księgowanie wynikowe (KW).
   
2. Następnie przechodzimy do zakładki Dokumenty.
   
3. Z dostępnego w tym module menu Dokumenty wybieramy opcję Księgowanie wynikowe.
   
4. Po otwarciu się nowego okna, wybieramy w polu Konto właściwe konto rozrachunkowe, na które ma zostać zaksięgowany wynik (np. 860-1 Wynik finansowy). UWAGA: tutaj również działa wyszukiwanie wg nazwy lub numeru dostępne po naciśnięciu klawisza [/].
   
5. Klawiszem [TAB] przechodzimy do listy pozycji i klikając na kluczyk usuwamy pozycje, których nie chcemy uwzględnić w tym księgowaniu, tak aby były księgowane w osobnym dokumencie lub na inne konto wynikowe.
   
6. Gdy dokument zawiera już tylko te pozycje, które chcemy zaksięgować na wskazane konto wynikowe wprowadzamy Hasło(F12) i zatwierdzamy.
   
7. Wprowadzony dokument powinien być widoczny w zakładce dokumenty - możemy przystąpić do wprowadzenia kolejnego.
   
8. Ponownie wybieramy opcję Księgowanie wynikowe z menu Dokumenty.
   
9. Po otwarciu się okna, ponownie wybieramy w polu Konto właściwe konto rozrachunkowe, na które ma zostać zaksięgowany wynik, ale tym razem dla drugiego dokumentu (np. 856-1 Fundusz remontowy).
   
10. Klawiszem [TAB] przechodzimy do listy pozycji i sprawdzamy czy są tam wszystkie pozycje, które chcemy uwzględnić w tym księgowaniu - powinny się tutaj znajdować wszystkie pozycje, które zostały usunięte/nieuwzględnione w poprzednim księgowaniu pierwszego dokumentu KW.
    
11. Gdy dokument zawiera wszystkie pozycje, które chcemy zaksięgować na wskazane konto wynikowe wprowadzamy Hasło(F12) i zatwierdzamy.
    
12. Wprowadzony dokument powinien być widoczny w zakładce dokumenty zaraz za poprzednim - możemy teraz przystąpić do wykonania wydruków sprawdzających.
    

Po przejściu przez wymienione wyżej czynności, zmierzające ku formalnemu zakończeniu roku w programie, warto zapoznać się z niektórymi raportami sprawozdawczymi dla całej wspólnoty dostępnymi w wydrukach (zakładka "Wspólnoty"). Poniżej przedstawiono te najważniejsze na które powinno się zwrócić szczególną uwagę.

Wydruk Wspólnoty/Naliczenia prezentuje sumaryczne naliczenie związane z przygotowanym dokumentem (zaliczka lub korekta/rozliczenie - również niezaksięgowane) całej nieruchomości bez podziału na właścicieli. Jest szczególnie przydatny przy analizowaniu poprawności kwot wynikających z rozliczenia, gdyż przy domyślnych ustawieniach pokazuje (wyszczególnia) podstawę obciążenia oraz sposób wykonania naliczenia (R, LR, LP, LZ, RKL, RKR) nawet w ramach tego samego algorytmu/składnika. Od razu widoczne są więc błędy wynikające z indywidualnych odstępstw od założonego scenariusza rozliczania (np. kwoty naliczone z ryczałtu przy rozliczeniu liczników "R" - sugerujące brak aktywnego licznika).

Na wydruku Wspólnoty/Rozliczenie mamy przedstawione zestawienie przychodów (konta 700) i kosztów (konta 400) oraz wynikające z nich salda obrotów związane z poszczególnymi składnikami naliczeń. Wydruk ten jest szczególnie przydatny do wprowadzania kwot przy rozliczeniach kosztów (RK), jak również sprawdzenia/weryfikacji zaksięgowanego rozliczenia - po zaksięgowaniu RK salda dla rozliczanych składników powinny się zerować.

Wydruk Wspólnoty/Plan rozliczenia kosztów pokazuje wprowadzone kwoty oraz sposób wykonania przygotowanego, a nawet zaksięgowanego już rozliczenia (po zaksięgowaniu RK podgląd okna rozliczenia kosztów nie jest już możliwy). Dzięki niemu możemy w łatwy sposób zobaczyć w jaki sposób zostało wykonane rozliczenie.

Na wydruku sprawozdania finansowego widoczne są:

• Stan środków pieniężnych (100- Kasa, 131- Rachunki)
• Stan rozrachunków (201- właściciele, 202- dostawcy)
• Zestawienie przychodów (700-) i kosztów (400-), bez KW
• Rozliczenie międzyokresowe (640-)
• Konta wynikowe (856- Fundusz remontowy, 860- Wynik finansowy), po KW

Jest to niezwykle przydatny wydruk sprawozdawczo-kontrolny, pozwala w szybki i czytelny sposób zapoznać się ze stanem księgowym prowadzonej nieruchomości/wspólnoty.

Wydruk Obroty na kontach (tzw. obrotówka - szczególnie przydatny w swojej poziomej formie, Strona: A4 Poziomy) pokazuje dla poszczególnych kont syntetycznych salda i obroty narastająco po obu stronach księgowania (możliwe jest zejście niżej z poziomem analityki przy szukaniu nieprawidłowości). Szczególnie szybko pozwala wyłapać brak bilansowania się kont przychodów i kosztów 400/700 oraz prawidłowego wykonania księgowania wynikowego (KW).

Aby obejrzeć film instruktażowy na pełnym ekranie należy kliknąć myszką na odpowiedni przycisk, widoczny w prawym dolnym rogu odtwarzacza. Powrót do małego podglądu nastąpi po naciśnięciu klawisza Esc.

Po wykonaniu wszystkich poprzedzających czynności i sprawdzeniu podstawowych wydruków sprawozdawczych dla wspólnoty/nieruchomości możemy formalnie zakończyć rok - wykonać przejście roczne. Gdyby któraś z czynności poprzedzających nie została wykonana do końca to system może nie pozwolić na zakończenie roku.